Kassenbuch Gastronomie: Das musst Du bei der Kassenbuchführung beachten!
Gäste bewirten ist eine Sache – Kassenbuchführung eine andere. Im Bargeldgewerbe ist das Führen eines Kassenbuchs Pflicht. Das gilt sowohl für den Handel als auch für die Gastronomie, um einen Nachweis über Einnahmen und Ausgaben zu haben. Dabei gibt das Finanzamt bestimmte Richtlinien vor, die ein Kassenbuch erfüllen muss. Ob Restaurant, Bistro, Café oder Hotel: Grundsätzlich muss jede Gastronomie ein Kassenbuch führen, analog oder auch digital. Dieser Leitfaden fasst die wichtigsten Fakten zum Thema Kassenbuch für Dich zusammen.
Kassenbuch Gastronomie: Was ist ein Kassenbuch?
Auch wenn immer mehr Gäste bargeldlos bezahlen, gibt es immer noch Menschen, die ihre Restaurantrechnung lieber bar begleichen. Deshalb ist das Kassenbuch in der Gastronomie nach wie vor ein wichtiger Bestandteil der Buchführung, um jeden noch so kleinen Geldein- und -ausgang zu dokumentieren. Im Grunde ist ein Kassenbuch wie ein Kontoauszug. Es hält alle Kontobewegungen fest und ist damit ein wichtiger Nachweis für den Bargeldverkehr. Neben der lückenlosen Dokumentation der Zahlungsein- und -ausgänge legst Du Deinem Kassenbuch auch Rechnungen und Quittungen bei. Wenn Du am Ende des Tages einen Kassensturz machst, muss der Sollbestand Deines Kassenbuches mit dem Istbestand Deiner Kasse übereinstimmen.
Wer muss ein Kassenbuch führen?
Grundsätzlich muss jedes umsatzsteuerpflichtige Unternehmen, das mit einem Kassensystem arbeitet und mit Bargeld zu tun hat, ein Kassenbuch führen. Dazu gehören nicht nur Gastronomen, sondern auch Bäcker, Metzger, Einzelhändler und Tankstellen. Bei einer Betriebsprüfung muss das Finanzamt anhand des Kassenbuchs die Zahlungsein- und -ausgänge nachvollziehen können. Nur Freiberufler und Kleingewerbetreibende sind von der Führung eines Kassenbuchs befreit. Sie weisen ihre Einnahmen und Ausgaben über eine Einnahmen-Überschuss-Rechnung aus.
Was muss ein Kassenbuch enthalten?
Das Kassenbuch ist grundsätzlich täglich zu führen und alle Ein- und Ausgänge sind lückenlos aufzuzeichnen. Damit das Finanzamt die Buchungen nachvollziehen kann, müssen sie in chronologischer Reihenfolge aufgeführt und durch entsprechende Belege und Quittungen dokumentiert werden. Dies gilt im Übrigen auch für private Geldentnahmen und -einlagen. Um Soll- und Istbestand zu vergleichen, sollte regelmäßig ein Kassensturz durchgeführt und das Bargeld in der Kasse gezählt werden. Beide Bestände müssen jederzeit übereinstimmen und einer Kassennachschau standhalten können. Jede Bargeldbewegung muss durch weitere Eintragungen im Kassenbuch ergänzt werden.
Dazu gehören:
- Datum
- Betrag
- Verwendungszweck
- Umsatzsteuersatz
- Umsatzsteuer/Vorsteuer
- Belegnummer
- Art der Bargeldbewegung (Einnahme oder Ausgabe)
- Aktueller Kassenbestand
Was passiert bei einem falschen Eintrag ins Kassenbuch?
Bei den Eintragungen können sich zwar Fehler einschleichen, sie sollten aber auf keinen Fall nachträglich verändert oder gar unkenntlich gemacht werden. Sonst kann das Finanzamt schnell den Verdacht der Steuerhinterziehung hegen und Deiner Gastronomie droht eine Kassennachschau. Um Bußgelder und Strafen zu vermeiden, ist es daher ratsam, fehlerhafte Eintragungen einfach zu streichen und einen korrigierten Eintrag hinzuzufügen. Auf diese Weise ist der Fehler auch im Nachhinein nachvollziehbar. Um Deine Buchführung langfristig nachvollziehen zu können, musst Du neben dem Kassenbuch auch weitere Belege zehn Jahre lang aufbewahren. Dazu gehören:
- Belege und Quittungen
- Kassensummen-Endbons
- Preislisten
- Speisekarten
Kassenbuch Gastronomie: Welche Formen von Kassenbüchern gibt es?
Grundsätzlich gibt es zwei Möglichkeiten der Kassenbuchführung: handschriftlich oder digital. Beide Varianten sind jedoch an bestimmte Voraussetzungen geknüpft.
Digitales Kassenbuch
Wer eine elektronische oder digitale Kasse verwendet, muss auf die digitale Buchführung mit einem digitalen Kassensystem zurückgreifen. Dies schreiben die seit dem 1. Januar 2017 geltenden GoBD vor. Unter GoBD versteht man die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“, um Manipulationen zu vermeiden. Wer mit einer elektronischen Kassenbuchführung arbeitet, muss diese seit dem 31. Dezember 2022 mit einer technischen Sicherheitseinrichtung (TSE) ausstatten, damit Beträge nicht nachträglich verändert werden können.
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Analoges Kassenbuch
Auch für das handschriftlich geführte Kassenbuch gibt es Vorschriften. So darf es nur bei analogen Kassensystemen und Buchführung verwendet werden. Hier erfolgt die Abrechnung noch weitgehend über mit Excel erstellten Vorlagen. Um Fehleingaben oder Manipulationen zu vermeiden, müssen diese ausgedruckt, handschriftlich ausgefüllt und unterschrieben werden, sodass nachträgliche Änderungen jederzeit nachvollziehbar sind.
Analoges oder digitales Kassenbuch: Was ist besser
Auch wenn viele Gastronomen ihr Kassenbuch noch handschriftlich führen, bietet ein digitales Kassenbuch viele Vorteile. Dank moderner Software werden alle Zahlungsein- und Ausgänge erfasst und gespeichert – das spart Zeit beim Sortieren von Belegen und Quittungen. Darüber hinaus erfüllen elektronische Kassenbücher die Anforderungen der GoBD und werden von den Finanzämtern in der Regel problemlos anerkannt.
Kassenbuch Gastronomie: Einfacher und sicherer mit dem Kassenbuch-Add-on von GastroSoft
Mit unserem Kassenbuch-Add-On kannst Du Dir die Buchführung erleichtern und Deine Bar Einnahmen und -ausgaben direkt in Deiner GastroSoft Kassensoftware verwalten. Das Kassenbuch Add-On ermöglicht die Verwendung einer Hauptkasse (z.B. ein physischer Tresor), sowie beliebig viele Nebenkassen (z.B. Geldbörsen). Jede Nebenkasse fungiert dabei als eigenes kleines Girokonto für Mitarbeiter oder Teams, auf welches sie bis zum Tagesabschluss buchen können. Den Barzahlungen können dabei auch Buchungskonten und sogar Kostenstellen zugeordnet werden. Beim Tagesabschluss werden die Beträge dann aus den Nebenkassen in die Hauptkasse übertragen. Auch im Nachhinein lassen sich alle Bargeldbewegungen innerhalb jeder einzelnen Nebenkasse verfolgen. So kannst Du ganz genau nachvollziehen, wann wie viel Bargeld eingenommen und ausgegeben wurde. Und das Beste: Alle Buchungen können per Knopfdruck als Excel-Datei exportiert werden.
Fazit: Digitale Kassenbücher erleichtern die Arbeit enorm!
Viele Gastronome setzen bereits auf ein digitales Kassenbuch, um sich die Arbeit zu erleichtern und Zeit zu sparen. Mit einem digitalen Gastronomie Kassenbuch, hast Du Deine Soll- und Istbestände jederzeit im Blick und erfüllst zudem die gesetzlich vorgeschriebenen GoBD-Richtlinien.
Das GastroSoft-Team wünscht Dir viele Einnahmen – auch in bar – und eine stressfreie Kassenbuchführung!
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Wir helfen Dir gern.
