Kassennachschau ohne Schrecken: Vorbereitung und Sicherheit
Mit der Kassennachschau hat das Finanzamt seit 2018 ein neues Werkzeug, um gegen Steuerhinterziehung vorzugehen und Manipulationen bei Bargeldgeschäften aufzudecken. Ohne Vorwarnung und auch ohne erkennbaren Grund werden vor Ort, vorrangig in der Gastronomie und dem Einzelhandel, Kassennachschauen durchgeführt. Warum das in der Regel nicht schlimm ist und bei guter Vorbereitung auch niemand in Panik geraten muss, erklären wir Dir in diesem Beitrag.
Was ist eine Kassennachschau?
Eine Kassennachschau ist eine spontane Kontrolle des Finanzamts nach § 146b der Abgabenordnung durch einen Prüfer. Sinn und Zweck ist es, Unregelmäßigkeiten der Aufzeichnungen und Buchungen der Kasseneinnahmen und -ausgaben aufzudecken. Es kann also theoretisch jederzeit während Deiner Geschäftszeiten ein von der Finanzverwaltung gestellter Kassenprüfer vor Deinem Restaurant oder Laden stehen und Du musst ihm Zugang zu Deinen Aufzeichnungen und Kassen geben.
Bei wem wird eine Kassennachschau durchgeführt?
Eine Kassennachschau durch das Finanzamt wird hauptsächlich in bargeldintensiven Betrieben, wie der Gastronomie, Friseurbetrieben oder dem Einzelhandel, durchgeführt. In der Regel wird durch die Kassenschau eruiert, ob eine ordentliche Betriebsprüfung, Außenprüfung genannt, im Rahmen des Risikomanagements nötig ist. Ist das nicht der Fall, entfällt die Betriebsprüfung, was ja generell etwas Gutes ist. In manchen Fällen ist die Kassenschau aber auch ein Tool des Finanzbehörde, um Manipulationen im Vorfeld einer ordentlichen Betriebsprüfung zu verhindern.
Gibt es Warnsignale?
Jein … In der Regel werden Unternehmen damit überrumpelt. In selteneren Fällen kannst Du anhand der letzten Steuerbescheide sehen, ob da etwas naht. In diesem Fall steht in der Betreffzeile „Dieser Bescheid ergeht nach § 164 AO unter dem Vorbehalt der Nachprüfung“, was in den meisten Fällen auf eine geplante ordentliche Betriebsprüfung hinweist, der bei bargeldintensiven Branchen meistens eine Kassennachschau vorausgeht.
Wie läuft eine Kassennachschau ab?
Ein Prüfer vom Finanzamt kommt ohne Ankündigung während Deiner Geschäftszeiten in den Betrieb, weist sich aus, verlangt von Dir oder Deinen Mitarbeitern Zugang zu allen relevanten Unterlagen und Daten und vergleicht den aktuellen Kassenbestand mit den Aufzeichnungen.
Nachdem alle nötigen Unterlagen für die Kassennachschau vorliegen, werden diese geprüft und ein Kassensturz gemacht, bei dem die Kasse ausgezählt und mit den Aufzeichnungen verglichen wird. Der Prüfer hat aber auch das Recht, die Übermittlung oder eine Kopie digitaler Aufzeichnungen zu verlangen, um die Kassennachschau im Büro zu vollenden. In diesem Fall kontrolliert er nur die Kassen vor Ort. Gibt es keine Unregelmäßigkeiten, ist der Spuk auch schnell wieder vorbei.
Was sind Unregelmäßigkeiten bei der Kassenprüfung und welche Folgen haben sie?
Beispiele für die Unregelmäßigkeiten, auf die bei Kassennachschauen geachtet wird, sind:
- Fehlende Stornobuchungen
- Nicht nummerierte oder fehlende Kassenbelege
- Diskrepanzen zwischen Tagesendsummen und Kassenumsätzen
- Fehlende steuerrelevante Unterlagen der letzten 10 Jahre
- Nachweisbare Manipulation
Gibt es solche Beanstandungen durch den Prüfer, hat das Finanzamt das Recht, die Befunde des Prüfers in Schätzungsbescheiden umzusetzen, Bußgelder zu verhängen oder direkt eine ordentliche Betriebsprüfung einzuleiten. In schlimmen Fällen kann sogar wegen eines Verdacht auf Steuerhinterziehung die Steuerfahndung eingeschaltet werden.
Tipp: Du und ein während Deiner Abwesenheit Dich vertretender Mitarbeiter seid übrigens berechtigt, einen schriftlichen Einspruch gegen die Kassennachschau einzulegen. Ein Gericht kann im Zweifel bei zu großen Diskrepanzen ein Verwertungsverbot des Ergebnisses der Kassennachschau aussprechen.
Kassenprüfer als Mystery-Shopper oder Inkognito-Gast?
Wenn bereits ein Verdacht auf Unregelmäßigkeiten besteht, kann ein Prüfer schon vor der offiziellen Kassenprüfung in Deinem Laden oder Restaurant gewesen sein. In diesem Fall hat er Testkäufe durchgeführt, um Deine Angestellten bei der Abrechnung und Bedienung der Kasse zu beobachten. Dieser Arbeitsschritt erfolgt noch völlig anonym und ohne Dein Wissen.
Kassennachschau: erst ausweisen, dann betreten und auswerten!
Bei der Kassennachschau muss die Prüfung nicht nur verbal vor Ort angekündigt, sondern auch durch Ausweisung bei Dir oder einem Deiner Angestellten legitimiert werden. Ohne Dienstausweis brauchst Du niemanden eintreten und in Deine Unterlagen und Kassen schauen lassen. Ist klar, dass es sich um eine offizielle Kassenprüfung handelt, müssen Dein Team und Du alle entsprechenden Daten und Unterlagen vorlegen und Zugang zu den Kassen gewähren. Der Prüfer selbst darf übrigens nicht in Deinen Schränken nach Unterlagen suchen! Du kannst auch Deinen Steuerberater mit zu der Kassennachschau einladen. Allerdings muss der Prüfer vom Finanzamt nicht mit seiner Arbeit warten, bis er eingetroffen ist.
Tipp: Am besten probst Du mit neuen Mitarbeitern einmal den Ernstfall und erstellst eine Checkliste, damit keine Panik entsteht.
Vorsicht vor Betrügern!
Sollte Dir etwas nicht geheuer sein und der Prüfer während der Öffnungszeiten der für Deinen Betrieb zuständigen Finanzverwaltung aufkreuzen, ruf dort an und lass Dir seinen Kassennachschau-Besuch bestätigen. Spätestens, wenn der sogenannte Kassenprüfer von Dir oder Deinem Team Bargeld möchte, holst Du die Polizei, da es sich dann eindeutig um einen Betrüger handelt. Prüfer dürfen weder Steuern festsetzen noch eintreiben.
Was muss bei einer Kassennachschau vorgelegt werden?
Wenn Du nicht vor Ort bist, müssen Deine Angestellten nur zu den Dingen Zugang gewähren, zu denen sie selbst Zugang haben. Der Prüfer hat ein Anrecht auf Zugang zu:
- Kassenberichten
- Kassenbestandsrechnungen
- Kassenbüchern
- Kassenprogrammierprotokollen und
- Bedienungsanleitungen
- Belegen über Geschäftsvorfälle
- Buchungsbelegen
- Der Durchführung eines Kassensturzes (Soll-Ist-Abgleich)
- Den Daten des Warenwirtschaftssystems
- Datenexport und Mitnahme auf einem Datenträger
- Der Verfahrensdokumentation zur Kassennachschau
Was muss eine Verfahrensdokumentation zur Kassennachschau beinhalten?
- Info der verwendeten Kassen und Kassensysteme
- Einsatzorte und -zeiträume
- Bedienungs- und Programmieranleitung der Kasse
- Einrichtungsprotokolle
- Funktionsweise des internen Kontrollsystems
- Beschreibung der Archivierungsfunktionen
Was passiert bei einer Verweigerung der Kassennachschau?
Du und Dein Team könnt eine spontane Kassennachschau verweigern. Dann kann der Prüfer mit einem Zwangsgeld drohen, das aber erst nach einer Woche Vorlauf zum Tragen käme. In der Praxis zieht eine Weigerung jedoch eine Außenprüfung nach sich. Und die findet dann unter keinen optimalen Voraussetzungen statt. Wir raten Dir also, dem Kassenprüfer bei einer Kassennachschau Zugang zu geben.
Kassensturz verschieben: im Notfall erlaubt
Anders, als wenn Du Dich strikt weigerst, die Kassennachschau spontan durchführen zu lassen, hat eine weiche Weigerung nicht gleich ein Bußgeld oder eine Betriebsprüfung zur Folge. Bei einer weichen Weigerung bittest Du den Prüfer lediglich darum, zu warten, bis Deine Kunden bzw. Gäste weg sind. Der Wunsch nach einer zeitlichen Verschiebung, um durch einen Kassensturz keine großen Einbußen zu haben, ist nachvollziehbar. Im Kassennachschau-Schreiben des Bundesfinanzministeriums steht, dass ein Kassensturz durchgeführt werden darf, solange dieser nicht unangemessen ist und nicht den Betrieb behindert.
Wie bereitet man sich auf eine Kassennachschau vor?
Seit 2018 dürfen Finanzämter in bargeldintensiven Betrieben wie Deiner Gastro oder Deinem Einzelhandel unangekündigte Kontrollen in Form von Kassennachschauen durchführen. Wenn Du und Dein Team unvorbereitet überrumpelt werden, können schlimmstenfalls Bußgelder für beispielsweise die Nutzung falscher Kassen, Schätzungen bei Unregelmäßigkeiten und Betriebsprüfungen die Folgen sein.
Perfekt vorbereitet bei einer Kassennachschau kühle Köpfe bewahren
Wenn Du hinter die folgende Auflistung Erledigthäkchen machen kannst, hast Du nichts bei einer Kassennachschau zu befürchten:
- Die richtige Kasse mit TSE
- Bedienungsanleitungen und Programmierprotokolle der Kassen griffbereit
- Einzelaufzeichnungen von jedem Geschäftsvorfall griffbereit
- Kassensturzfähigkeit durch allabendlichen Kassenabschluss
- Deine Mitarbeiter haben eine Möglichkeit, Dich im Notfall zu erreichen.
Kassennachschau und GastroSoft-Kassensystem: Sicherheit genießen
Seit das Gesetz zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen 2016 in Kraft getreten ist, sind Sicherheitseinrichtungen bei Kassen zur Verhinderung von Manipulationen vorgeschrieben. 2018 kam die Kassennachschau als weiteres Instrument hinzu. Mit dem gesetzkonformen GastroSoft-Kassensystem erfüllst Du diese Anforderungen. Darüber hinaus erfüllt Dein Betrieb damit auch die 2020 ergänzten Forderungen nach einer Technischen Sicherheitseinrichtung (TSE) und der Belegausgabepflicht, da Du Dir mit den digitalen Belegen immer sicher und bestens auf Kassennachschauen vorbereitet bist. Wenn Du dann noch die Daten der letzten 10 Jahre bereit hast und Deine Mitarbeiter entsprechend geschult sind, ist die Kassennachschau sehr schnell beendet.
Fazit: vorbereiten und der Kassennachschau gelassen begegnen
Damit Dich und Dein Team kein unangekündigter Besuch eines Prüfers aus der Ruhe bringen kann, solltest Du dafür sorgen, dass Dein digitales Kassensystem Deine täglichen Buchungen finanzamtkonform durchführt. Das ist schon mehr als die halbe Miete. Wenn Du zudem noch darauf achtest, dass alle zu einer Kassennachschau benötigten Unterlagen und Kassendaten griffbereit sind und Deine Mitarbeiter das Prozedere kennen, kann Dir gar nichts passieren.
Hinweis: Dieser Beitrag dient nur Deiner groben Übersicht und ersetzt keine Beratungen durch Anwälte und Steuerberater!
Dein GastroSoft-Team wünscht Dir einen sorgenfreien Jahresstart in ein erfolgreiches 2023!