Digitaler Kassenbon – die papierlose Belegausgabe

Gastronom übergibt den neuen digitalen Kassenbon von GastroSoft an einen Kunden

Im Einzelhandel und in der Gastronomie gilt ohne Ausnahme die Bonpflicht. Das hat in den letzten 1,5 Jahren einiges verändert. Immer mehr Unternehmen suchen nach Alternativen, die effektiver zum Arbeitsalltag passen und die lästigen Papierstau vermeiden. Unsere Alternative heißt: digitaler Kassenbon. Welche Chancen Dir der digitale Kassenbon bietet erfährst Du im Folgenden.

Gesetzliche Bonpflicht seit 2020

Die gesetzliche Grundlage bildet die Kassensicherungsverordnung aus dem Januar 2020. Seit dem 1. Januar 2020 ist jeder Gastronom und Einzelhändler verpflichtet, eine exakte Zeitrechnung der Produkte vorzunehmen. Konkrete Angaben zum digitalen Beleg finden sich im Paragraph 146 A Abs. 2 in der Kassensicherungsverordnung. Wer schon vorher eine technische Registrierkasse im Laden stehen hatte, muss zusätzlich eine technische Sicherheitseinrichtung – kurz TSE – integrieren.

Gleichzeitig bist Du verpflichtet, jedem einzelnen Kunden einen Beleg auszustellen. Das ist in Deutschland unabhängig davon, ob der Kunde den Beleg erhalten möchte oder nicht. Selbst wenn der Kunde nur ein Getränk nimmt, bekommt er dafür einen Bon.

Alternative: Digitaler Kassenbon

Bis heute ist der digitale Kassenbon für viele immer noch kein Produkt, mit dem sie jeden Tag in Berührung kommen. Das mag vielleicht daran liegen, dass die meisten überhaupt keinen Wert auf den Kassenzettel legen. Zu Hause landet er zumeist im Mülleimer oder bleibt an der Kasse oder im Restaurant auf dem Tisch liegen. Wenn überhaupt dient der Kassenzettel als Beleg oder als Nachweis für die Steuererklärung und für einen Garantiefall. Dann kommt aber auch das Problem ins Spiel, das Thermopapier umweltschädlich ist und die Belege mit der Zeit verblassen und es nach Monaten kaum noch möglich ist, zu lesen, was darauf gedruckt steht. Ein digitaler Kassenbon kann das ändern.

Digitaler Kassenbon - Was verbirgt sich dahinter?

Du bist, unabhängig davon ob Dein Kunde danach fragt, verpflichtet den Bon auszudrucken. Doch neben der Papierform ist auch die Ausgabe eines digitalen Kassenbons legal und finanzamt-konform. Der Vorteil? Du musst mit digitalen Kassenbons gar nichts ausdrucken. Das geht ganz einfach. Stimmt Dein Kunde zu, kannst Du ihm einen E-Bon oder einen digitalen Kassenbon ausgeben.

Der Kunde kann den digitalen Beleg sofort archivieren und bei Bedarf (Garantiefälle, Umtausch und Rückgaben) wieder abrufen, ohne dass der digitale Kassenbon verblasst oder verloren geht.

Auch für die Buchhaltung bietet der digitale Beleg Vorteile. Der Bon kann praktisch weitergeleitet werden, um die Abrechnungen ohne lästiges Abheften zu vereinfachen.

Unabhängig davon, wie der Bon erstellt wird, sind bestimmte Angaben Pflicht. Dazu gehören Steuerbetrag und Zahlbetrag ebenso wie die fortlaufende Rechnungsnummer, die Seriennummer des Kassensystems, die Adresse der Gastronomie, der Name, die Uhrzeit und das Datum der Belegausgabe. Gleichzeitig ist es erwünscht, die Art und Weise der Bestellung mit aufzunehmen, wie zum Beispiel die Anzahl und die Art der Getränke und der Mahlzeiten.

Wer noch keine moderne TSE Kasse hat, kann sich für ein flexibles All-In-One Kassensystem von GastroSoft entscheiden, das mit TSE Soft- und Hardware ausgestattet ist. 

Wie funktioniert der digitale Kassenbon von GastroSoft?

Elektronische Kassenbons sind erlaubt und absolut legal. Der Kunde kann jederzeit Zugriff auf den Beleg nehmen. Eine Alternative ist es, den Beleg per PDF an die E-Mail Adresse zu verschicken.

Da dies jedoch mitunter zeitaufwendig sein kann, lässt sich alternativ ein QR-Code auf einem Kundenmonitor an der Kasse oder auf dem mobilen Bestellterminal mit dem Smartphone abscannen.

Der Kunde bekommt seinen Bon dargestellt, kann diesen prüfen und sofort auf seinem Handy abspeichern oder weiterleiten.

Die Anzeige des QR-Codes ist auf allen Geräten, auf denen ein Bezahlvorgang durchgeführt werden kann möglich.  Also Terminals mit Kundenmonitor und mobile Bestellterminals.

Da der Beleg in dem Rechnungsformat EKaBS vom DFKA erstellt wird, lässt er sich bequem in anderen Programmen wie bspw. Lexware öffnen und weiterverarbeiten.

Um sich flexibel an Deine Hardware anzupassen, hat GastroSoft verschiedene Layouts für Deinen Kundenmonitor berücksichtigt. So kannst Du auf einem größeren Kundenmonitor den QR-Code neben den Beleg-Positionen darstellen oder auf einem kleinen Monitor nur den QR-Code anzeigen lassen.

Möchte der Kunde doch lieber einen Beleg? Aber bitte nicht so lang? Kein Problem – dann nutze unseren Mikrobeleg. Auf diesem wird nur der QR-Code ausgedruckt. Dein Kunde kann diesen dann einscannen und den Beleg bequem zu Hause oder unterwegs abrufen und abspeichern.

Die neuen smarten Beleg-Lösungen von GastroSoft funktioniert per QR-Code    ähnlich wie beim kontaktlosen Bezahlen. Ganz ohne App - bequem und automatisch über den Browser. Noch smarter und nützlicher geht nicht.

Digitaler Kassenbon - Welche Vorteile bietet er gegenüber „normalen“ Bons?

Die elektronischen beziehungsweise digitalen Kassenbons sind nachhaltiger, denn es fallen keine großen Papierberge an. Gleichzeitig gelten sie als gesetzeskonform und zeitgemäß. Auch das Finanzamt akzeptiert den Nachweis. Den Betreibern der Restaurants und Cafés sowie Ladenketten sollen diese digitalen Kassenbons Zeit sparen.

Außerdem ergeben sich für Dich individuelle Möglichkeiten, zu Deinen Kunden Kontakt aufzunehmen. Über den Adminbereich Deines Kassensystems kannst Du selbst die Belege übergreifend verwalten und Deinem Steuerberater einen Zugriff verschaffen.

Derzeit wird sich herausstellen, inwiefern sich die digitalen Kassenbons durchsetzen. Komplett auf Papier und Belege zu verzichten, ist derzeit noch nicht denkbar. Schließlich wollen immer noch nicht alle Kunden, vollständig digital bezahlen – ob beim Verkauf oder in der Gastronomie.

Die Vorteile für Unternehmen liegen in der komfortablen Verwaltung der Belege. Es passieren keine Fehler wie bei der Bestellannahme im Geschäftsverkehr. Im Prinzip ersparst Du Dir mit digitalen Kassenbons die vielen Zettel und Belege, die Du an einem Ort aufbewahren und ordnen musst. Gleichzeitig schonst Du die Umwelt, Deine Nerven und vermeidest weiteren Unkosten wie die Entsorgung der Belege.

Besonders in Zeiten von Corona und dem entstandenen Personalmangel bietet der digitale Beleg einige Vorteile für die Gastronomie. So kann mit dem Einsatz von mobilen Bestellterminals, nicht nur der Bezahlvorgang komplett kontaktlos direkt am Gast abgewickelt werden, sondern auch die Belegerteilung. Damit sparst Du Laufwege - und damit Zeit und Personal.

Für wen eignen sich der digitale Kassenbon von GastroSoft besonders gut?

Im Prinzip lohnt sich der Umstieg auf digitale Kassenbons für Einzelhändler wie auch Gastronomen, wenn sie auf eine nachhaltige Methode umsteigen und sich den lästigen Papierkram ersparen möchten.

Der digitale Kassenbon enthält alle notwendigen Angaben wie der Papierbon. Deshalb sind diese genauso rechtens wie die handelsüblichen Kassenzettel. Das ist auch für den Kunden interessant, denn er kann im Einzelhandel die Ware ebenfalls mit einem digitalen Bon umtauschen.

Welche Voraussetzungen müssen für den digitale Kassenbons gegeben sein?

Grundsätzlich benötigst Du für den digitalen Kassenbon neben einem Kassensystem einen angeschlossenen Kundenmonitor, auf dem der QR-Code dargestellt werden kann und die Kassensoftware-Komponente „Digitalen Beleg“ als Kauf oder Mietversion. Das Kassensystem überträgt dann aus der Kassensoftware die Informationen und erstellt den QR-Code, der über den der Kassenbeleg digital zum Abrufen zur Verfügung gestellt wird.

Unabhängig davon, wie der Bon ausgegeben wird, müssen die Angaben darauf stimmen.

Dazu gehören

  • das Entgelt als Brutto- und Netto-Warenwert,
  • die Ausweisung der Mehrwertsteuer,
  • die Seriennummer des Kassensystems sowie
  • die vollständige Adresse und
  • die Umsatzsteuer ID.

Was droht, wenn Du die Kassenbonpflicht missachtest?

Derzeit sind noch keine gesetzliche Sanktionen bekannt. Diese wurden nämlich in der Abgabenordnung überhaupt nicht aufgenommen. Das hat aber nicht zu bedeuten, dass das Finanzamt keine Mittel und Wege scheut, den Unternehmer für seine Nichtachtung zu bestrafen. Wenn ein Gastronom oder Unternehmer bewusst die Belegausgabe missachtet, erfolgt eine Tiefenprüfung der ordnungsgemäßen Buchführung.

Der Prüfer stellt die vollständige Aufzeichnung der Einnahmen und Umsätze der Kasse infrage. Das führt zu einer Schätzung der Gewinne und des Umsatzes, was oftmals hohe Steuernachzahlungen nach sich zieht. Diesen Zustand solltest Du unbedingt vermeiden, indem Du Dir ein Kassensystem anschaffst, das die Anforderungen der KassenSichV erfüllt.

Achte bei der Erweiterung zum Beispiel durch digitale Bons auf eine finanzamtskonforme Software, um keine unnötigen Risiken einzugehen und alle Anforderungen zu erfüllen. GastroSoft ist der Profi in diesem Bereich und steht Dir mit Rat und Tat sowie mit dem passenden Programm zur Seite.

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