Gastronomie Kalkulation: So behältst Du Deine Kosten im Blick
Mit einer sorgfältigen Gastronomie Kalkulation ist der erste Schritt zum Erfolg getan. So erkennst Du, wie viel Gewinn Du mit Deinen Verkäufen machst. Von der Preiskalkulation über die Warenkosten bis hin zum idealen Verkaufspreis solltest Du einige Aspekte berücksichtigen, um nicht nur kulinarisch zu überzeugen, sondern vor allem finanziell zu profitieren. In diesem Blogartikel erfährst Du, welche Kosten Du beachten musst und welche Kalkulationsmethoden am besten funktionieren.
Gastronomie Kalkulation: Alles eingerechnet?
Die Gastronomie Kalkulation setzt sich aus unterschiedlichen Kosten zusammen, die Dir vom Einkauf Deiner Ware bis zum Verkauf an Deine Kunden begegnen. Fünf Kostenarten solltest Du immer in Deine Kalkulation einbeziehen, um Deine Preise korrekt auszuwerten.
Warenkosten
Die Warenkosten umfassen alle direkten Kosten, die mit dem Einkauf und der Verarbeitung eines Produkts verbunden sind. Darunter fallen der Listenpreis eines Artikels, die Liefer- und Transportkosten und eventuelle Lagerungskosten – Aspekte, die maßgeblich zu Deiner Kalkulation beitragen. Eine genaue Ermittlung all dieser Kostenpunkte ist enorm wichtig, damit Du Deine Finanzen realistisch bewerten und gewinnbringend einsetzen kannst.
Um nicht zu viel Geld für Ware auszugeben, solltest Du Deinen Wareneinsatz stets im Blick behalten. Führe beispielsweise regelmäßige Bestandskontrollen durch, um genau zu wissen, was Du schon hast und was Du neu einkaufen musst. Eine gute Einkaufsstrategie kann Dir dabei helfen, die richtigen Mengen an Zutaten zum richtigen Zeitpunkt zu beschaffen, um somit Deine Kosten zu minimieren. Auch eine regelmäßige Kontrolle der Verfallsdaten ist wichtig. So kannst Du Produkte rechtzeitig verwenden, um Überstände zu vermeiden.
Alle Kosten, die nicht direkt mit der Produktion oder Verarbeitung von Ware verbunden sind, aber dennoch für den Betrieb der Gastronomie anfallen, zählen zu den Gemeinkosten. Miete, Strom, Wasser, Versicherungen und Marketingausgaben sind einige dieser Kosten. Diese solltest Du genauso in die Gesamtkalkulation einbeziehen, um Deine finanzielle Situation realistisch einschätzen zu können.
Personalkosten
Dein Personal möchte natürlich auch bezahlt werden. Zu diesen Kosten zählen nicht nur ihre Löhne und Gehälter, sondern auch Sozialabgaben, Versicherungen und Boni. Berechne diese Ausgaben mit in Deine Kalkulation, um sicherzustellen, dass Dein Betrieb rentabel und wettbewerbsfähig bleibt. Um hier den Überblick nicht zu verlieren, solltest Du einige Aspekte in der Personalkostenplanung berücksichtigen, wie zum Beispiel den Arbeitsbedarf, die Arbeitszeiten und die Einsatzplanung. Analysiere, wie viele Mitarbeiter Du wann brauchst. So hast Du genug Hilfskräfte, während Du gleichzeitig nicht zu viel Geld für Löhne und Gehälter ausgibst.
Wie der Name schon sagt, zeigt die Gewinnmarge Deinen Gewinn an. Sie ist der prozentuale Unterschied zwischen Deinen Einnahmen und Deinen Kosten. Mit anderen Worten: Ziehe alle oben genannten Kosten von Deinen Einnahmen ab und Du erhältst Deinen Gewinn. Für Deinen Betrieb ist es äußerst wichtig, eine angemessene Gewinnmarge festzulegen, damit Dein Betrieb rentabel bleibt. Eine zu niedrige Marge kann Dich in finanzielle Probleme stürzen, eine zu hohe könnte allerdings mögliche Kunden abschrecken.
Steuer
Steuern musst Du ebenfalls in Deine Kalkulation einbeziehen. Die Umsatzsteuer ist eine indirekte Steuer, die auf Deine Einnahmen erhoben wird. Wenn also Deine Kunden ihre Rechnungen bei Dir bezahlen, ist ein Teil davon die Umsatzsteuer. Ab einem bestimmten Umsatz musst Du als gewerblicher Selbstständiger allerdings auch Gewerbesteuern und je nach Rechtsform auch Körperschaftsteuern zahlen. Diese musst Du bei der Berechnung Deiner Verkaufspreise berücksichtigen, um sicherzustellen, dass Du alle steuerlichen Verpflichtungen erfüllst. Ein Beratungstermin bei einem Steuerberater oder der örtlichen IHK kann Dir mehr Klarheit verschaffen.
Wie in jeder Branche, fließen auch im Gastgewerbe individuelle Aspekte in die Kalkulation ein. In der Gastronomie Kalkulation sind das zum Beispiel:
- die Vergänglichkeit der Produkte (begrenzte Haltbarkeit der Lebensmittel),
- saisonale Schwankungen (Nachfrage nach Speisen und Getränken variieren je nach Jahreszeit) und
- Konkurrenzdruck und Preisgestaltung (regelmäßige Kalkulation durch hohen Wettbewerb).
Flexibilität, Genauigkeit und Branchenkenntnisse sollten daher keine Fremdwörter für Dich sein, um den spezifischen Anforderungen der Gastronomie-Branche gerecht zu werden.
Techniken für die Gastronomie Kalkulation: Wie rechne ich richtig?
Die Kostenarten sind benannt und Deine Ausgaben stehen – fehlen nur noch die Preise. Wir zeigen Dir drei Kalkulationstechniken mit passenden Beispielrechnungen.
Aufschlagskalkulation
Wenn es einfach und schnell gehen soll, bietet Dir die Aufschlagskalkulation eine ungefähre Einschätzung Deiner Preise. Bei dieser Methode wird ein bestimmter Betrag auf die Herstellungskosten aufgeschlagen, um den Verkaufspreis zu bestimmen. Die Faustregel sagt: Verkaufspreis = Warenkosten x 3
Beispielrechnung Aufschlagskalkulation
Die Herstellungskosten eines Gerichts betragen 5€.
Also rechnest du: 5 x 3 = 15
Der Verkaufspreis sollte nach dieser Rechnung bei circa 15€ liegen.
Achtung: Mittlerweile ist diese Kalkulationstechnik veraltet und überholt. Die Aufschlagskalkulation bietet Dir nur ungefähre Zahlen und keinen genauen Wert, mit dem Du vernünftig rechnen kannst. Zu oft entstehen aus diesen Rechnungen unrealistische Preise, die entweder zu niedrig oder zu hoch angesetzt sind. Unser Tipp: Verlasse Dich nicht auf diese Rechenart, sondern nutze sie nur zur ungefähren Einschätzung.
Deckungsbeitragskalkulation
Um einiges präziser ist die folgende Technik. Die Deckungsbeitragskalkulation hilft Dir dabei, herauszufinden, wie viel jeder Deiner Verkäufe zur Deckung Deiner Kosten und zur Steigerung Deines Gewinns beiträgt. Anders gesagt: Sie zeigt Dir, wie viel Du mit jedem verkauften Produkt verdienst, nachdem Du all die Kosten für Zutaten, Personal, Lieferung und andere variable Ausgaben berücksichtigt hast. Auf diese Weise erhältst Du einen weitaus detaillierteren Überblick über die Preise Deiner Produkte und kannst so die Rentabilität steigern.
Beispielrechnung Deckungsbeitragskalkulation:
Wie die Deckungsbeitragskalkulation funktioniert, zeigen wir Dir in einem kleinen Beispiel:
Genaue Preiskalkulation
Wie der Name schon sagt, geht es sogar noch genauer. Die genaue Preiskalkulation hilft Dir dabei, einen angemessenen Verkaufspreis festzulegen. Bei dieser Kalkulationsmethode werden alle Kosten berücksichtigt, die mit der Herstellung, dem Vertrieb und dem Verkauf Deines Produkts verbunden sind. Darunter fallen die Warenkosten, die Gemeinkosten, die Personalkosten und Steuern. Sobald Du all diese Kosten einzeln ermittelt hast, legst Du einen passenden Gewinnbetrag fest, der Deine Rentabilität berücksichtigt. Diesen Gewinn addierst Du daraufhin zum Gesamtkostenbetrag, um den Verkaufspreis individuell zu bestimmen. Beachte hier vor allem den Wettbewerbsfaktor, damit der Verkaufspreis auch marktfähig ist und Kunden anspricht.
Beispielrechnung genaue Preiskalkulation:
Die folgende Beispielrechnung zeigt, wie die genaue Preiskalkulation funktioniert:
Viele Kosten, viele Rechnungen. Um den Überblick nicht zu verlieren, brauchst Du einen präzisen und umfangreichen Finanzplan. Durch eine sorgfältige Budgetierung behältst Du Deine Einnahmen und Ausgaben im Auge und erkennst frühzeitig finanzielle Engpässe. Setze Dir mit Deinem Finanzplan klare Ziele, analysiere die aktuelle Finanzlage und stelle sicher, dass Du genug Rücklagen hast, auf die Du im Notfall zurückgreifen kannst. Die Budgetierung ist Dein persönlicher Leitfaden für finanzielle Entscheidungen, mit dem Du Deine Ressourcen effizient einsetzen und langfristige Ziele erreichen kannst.
Gastronomie Kalkulation: Kennzahlen und Controlling
Während Dein Betrieb läuft, bleiben regelmäßige Kontrollen über Deine Finanzen ein wichtiger Bestandteil. Kennzahlen helfen Dir dabei, Deinen finanziellen Erfolg und die Rentabilität Deines Betriebs zu überwachen und zu steuern. Die folgenden drei Kennzahlen solltest Du regelmäßig überprüfen:
Das Food Cost Percentage und das Beverage Cost Percentage
Mit diesen beiden Kennzahlen ermittelst Du den Anteil der Kosten für Lebensmittel (Food Cost Percentage) beziehungsweise Getränke (Beverage Cost Percentage) am Umsatz Deines Betriebs. Sie helfen Dir, alle Betriebskosten im Blick zu behalten. Dein Ziel sollte ein niedriger Prozentsatz für beide Kostenanteile sein. Das weist nämlich darauf hin, dass Dein Betrieb seine Zutaten und Getränke effizient verwaltet und weniger Geld für die gleiche Menge Umsatz ausgibt.
Die Personalkostenquote ist ein Blick auf den Anteil der Lohnkosten im Vergleich zum Umsatz. Sie sagt Dir, wie viel Prozent des Umsatzes Du für das Personal ausgeben wirst. Auch hier ist ein niedriger Wert Dein Ziel: Dein Betrieb setzt seine Arbeitskräfte effizient ein und gibt weniger Geld für Löhne aus, um den gleichen Umsatz zu erzielen.
Die Rentabilitätsanalyse
Das Food Cost Percentage, das Beverage Cost Percentage und die Personalkostenquote sind drei Kennzahlen, die Du regelmäßig im Blick behalten solltest. Um zu schauen, ob Dein Betrieb profitabel ist, kannst Du zusätzlich eine Rentabilitätsanalyse durchführen, mit der Du Verlust- sowie Gewinnbringer in Deinem Sortiment identifizierst. Dabei solltest Du folgende Schritte beachten:
- Sammle Daten zu allen Umsätzen, Kosten und Gewinnen für jedes Produkt in Deinem Angebot.
- Berechne die Rentabilität jedes Produkts, indem Du den Umsatz von Deinen Kosten subtrahierst. Produkte mit positivem Ergebnis sind Gewinnbringer, Produkte mit negativem Ergebnis Verlustbringer.
- Analysiere die Gründe für die Rentabilität jedes Produkts. Faktoren wie Zutatenkosten, Verkaufspreis, Nachfrage und Popularität können die Rentabilität beeinflussen.
- Entwickle Maßnahmen, wie Preisanpassungen, Marketingaktionen oder Änderungen im Angebot, um die Rentabilität der Verlustbringer zu verbessern und die Rentabilität der Gewinnbringer zu maximieren.
- Überwache regelmäßig die Ergebnisse der getroffenen Maßnahmen und passe die Strategie bei Bedarf an, um langfristigen Erfolg sicherzustellen.
Gastronomie Kalkulation vereinfacht
Kostenarten und Kalkulationstechniken haben es ganz schön in sich. Es geht aber auch einfacher: Tools und Software-Lösungen nehmen Dir die Berechnung ab und geben Dir schnell und simpel konkrete Zahlen, mit denen Du arbeiten kannst.
Mit dem Kassensystem von GastroSoft kannst Du so viel mehr, als nur kassieren. Es ermöglicht Dir eine effiziente und präzise Verwaltung aller Verkaufsprozesse, was zu einer verbesserten Organisation und zeiteffizienteren Abläufen führt. Der integrierte Margenrechner ermöglicht es Dir obendrein, die Gewinnmarge jedes Produkts genau zu berechnen und somit profitablere Entscheidungen bei der Preisgestaltung zu treffen.
Wenn die Ist-Marge niedriger ist als die Soll-Marge, werden die jeweiligen Datensätze in der Spalte „Ist-Marge“ rot gekennzeichnet. Hat der Rechner die Ist-Marge ausreichend oder höher kalkuliert, werden die Datensätze grün gekennzeichnet. Die Ist-Marge wird für jede Preisgruppe einzeln angezeigt.
Mit dem Margenrechner von GastroSoft erhältst Du somit eine detaillierte Übersicht über Deine Gewinne.
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Fazit: Kosten im Griff, Gewinn im Blick mit der Gastronomie Kalkulation
Die Gastronomie Kalkulation ist ein komplexes Zusammenspiel aus Zahlen und Strategien, das sorgfältige Vorbereitung und Planung erfordert. Mit einer gut organisierten Vorgehensweise und der richtigen Kalkulationsmethode kannst Du mit Deiner Gastronomie nicht nur kulinarisch überzeugen, sondern vor allem finanziell erfolgreich sein.
Um nicht im Zahlen-Durcheinander den Überblick über Deine Gewinne zu verlieren, liegt der Fokus auch in Zukunft auf digitalen Lösungen und automatisierten Kalkulationsprozessen. Tools und Softwares vereinfachen Dir die Arbeit, die richtigen Zahlen, Kosten und Preise zu berechnen. Zum Beispiel der Margenrechner von GastroSoft: Schnell und einfach die Preise eintragen und schon wird Dein Gewinn kalkuliert. Mit dem Margenrechner hast Du somit alle Deine grünen Zahlen auf einen Blick.
Bereit für Deine erste Gastronomie Kalkulation? Wir wünschen Dir viel Erfolg!
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Wir helfen Dir gern.
