Verfahrensdokumentation meistern leicht gemacht
Verfahrensdokumentation und Kassen? Zugegeben, wir hatten schon fesselndere Blogthemen. Doch dieser Beitrag hier wird einer Deiner liebsten werden, weil er Dir eine trockene Aufgabe in leicht verdauliche Häppchen teilt und Dir das nötige Know-how gibt. Mit unseren Tipps und Schritt-für-Schritt-Anleitungen wirst Du schnell erkennen, dass es gar nicht so trocken und schwer ist, wie es auf den ersten Blick scheint. Am Ende kannst Du nicht nur in Deinem Unternehmen für eine GoBD-konforme Verfahrensdokumentation sorgen, sondern sie auch maximal für Dich nutzen. Klingt schon nicht mehr so langweilig, oder?
Was ist eine Verfahrensdokumentation nach GoBD?
Die Verfahrensdokumentation ist wie ein Guide für Dein Unternehmen, der dabei hilft, dass Prüfer und das Finanzamt, die Deine digitalen Steuerunterlagen kontrollieren müssen, alles leicht und lückenlos nachvollziehen können. GoBD steht für „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“. Das wiederum bedeutet nur, dass Du die in den GoDB festgeschriebenen Regeln beachten musst, wenn Du bei der Aufbewahrung und Führung der digitalen Unterlagen und Daten Deines Unternehmens keine Fehler machen möchtest.
Wer braucht eine Dokumentation?
Jeder buchführungs- und aufzeichnungspflichtige Unternehmer und auch Freiberufler muss seit 2015 eine Verfahrensdokumentation haben. Sie ist insbesondere für Branchen wichtig, die viel mit Bargeld arbeiten, wie Einzelhandel, Gastronomie und körpernahe Dienstleistungen. Aber auch für alle anderen gilt: Eine Verfahrensdokumentation ist seit 2015 Pflicht.
Für die Erstellung und Aktualisierung bist Du als Unternehmer verantwortlich. Steuerberater können Dir dabei zwar helfen, Dir aber nicht die gesamte Arbeit abnehmen. Sie können Dir Hinweise und Ratschläge geben und mögliche Schwachstellen in Deiner Buchführung und Deinen Geschäftsprozessen aufdecken. Daher ist es zumindest am Anfang sinnvoll, einen Steuerberater hinzuzuziehen.
Wer braucht keine?
In bestimmten Fällen kann die Pflicht zur Erstellung einer Verfahrensdokumentation entfallen. Zum Beispiel, wenn Du ausschließlich manuelle Buchführungsmethoden verwendest oder wenn Dein Unternehmen aufgrund von Größe und Umsatz von der Buchführungspflicht befreit ist.
Was passiert, wenn ich keine Verfahrensdokumentation habe?
Fehlt die Verfahrensdokumentation oder erfüllt sie nicht die Bedingungen der GoBD, kann das Finanzamt Deine Buchführung ganz oder teilweise zurückweisen. Das führt zu einer Schätzung der Umsätze als Besteuerungsgrundlage, was immer nachteilig für Dein Unternehmen ist.
Wenn die Nachvollziehbarkeit und Prüfbarkeit aber auch ohne oder nur mit unzureichender Verfahrensdokumentation nicht beeinträchtigt wird, besteht kein formaler Mangel und Deine Buchführung wird nach Randnummer 155 in den GoBD trotzdem anerkannt. Trotzdem solltest Du sicherheitshalber schnell eine Verfahrensdokumentation erstellen, denn wenn neben formalen auch materielle Beanstandungen auftreten, kann eine fehlende Verfahrensdokumentation eben doch zu einer erhöhten Schätzung und so zu meistens erheblich mehr Steuern führen.
Was habe ich dadurch für einen Vorteil?
Eine korrekt geführte Verfahrensdokumentation hilft Dir, Optimierungspotenziale in Deinem Unternehmen zu erkennen, und dient als Vorbereitung auf eine Betriebsprüfung oder Kassennachschau. Bei Nichtbeachtung der GoBD kann das Fehlen oder eine unzureichende Verfahrensdokumentation zu Problemen führen und im schlimmsten Fall zur Ablehnung der Buchführung oder zu Strafen beitragen. Die Verfahrensdokumentation erfordert zwar einen gewissen Aufwand, ist aber wichtig, um bei einer möglichen Betriebsprüfung vom Finanzamt wohlwollend betrachtet zu werden und die Schätzung der Umsätze als Besteuerungsgrundlage und damit mehr Steuern zu vermeiden.
Inhalt einer Verfahrensdokumentation
Es gibt keine gesetzlichen Vorschriften für den Aufbau, aber die GoBD enthält Vorschläge für eine mögliche Gliederung in:
- Organisatorische und technische Rahmenbedingungen des Unternehmens
- Beschreibung der eingesetzten IT-Systeme
- Darstellung der Prozesse und Verantwortlichkeiten
- Maßnahmen zur Datensicherheit und Datenschutz
- Archivierung und Aufbewahrung von Belegen und Daten
- Anweisungen für den Umgang mit Fehlern und Korrekturen
Stelle sicher, dass Deine Verfahrensdokumentation klar und verständlich ist, sodass ein Prüfer die Informationen schnell und einfach nachvollziehen kann. Zu den wichtigsten Inhalten einer Verfahrensdokumentation gehören:
- Allgemeine Infos über Dein Unternehmen, seine Aufgaben und wer wofür zuständig ist.
- Eine Beschreibung der verschiedenen kaufmännischen Prozesse in Deinem Betrieb, wie z. B. Rechnungsstellung, Kassensystem, Lagerverwaltung und Personalabrechnung. Hierzu brauchst Du auch detaillierte Anleitungen für Deine Mitarbeiter, damit sie die beschriebenen Prozesse korrekt ausführen können.
- Eine Auflistung der eingesetzten Software und IT-Systeme, wie z.B. das Kassensystem oder die Buchhaltungssoftware, und eine Erklärung, wie sie verwendet werden.
- Die Bedingungen, unter denen die IT-Systeme des Unternehmens arbeiten, z. B. welche Abteilungen es gibt und wie das Unternehmen aufgebaut ist.
- Eine Beschreibung, wie das Unternehmen seine elektronische Buchführung abwickelt, also wie Daten erfasst, geprüft und ausgegeben werden.
- Eine Betriebsdokumentation, die zeigt, wie die IT-Systeme im täglichen Betrieb eingesetzt und organisiert werden, inklusive interner Anweisungen und Sicherheitsregeln.
- Regeln für den Zugang zu den Systemen, wer welche Berechtigungen hat, wie Daten erfasst und verarbeitet werden sowie Kontrollen zur Sicherstellung der richtigen Abläufe.
- Ein internes Kontrollsystem – kurz IKS genannt. Das IKS beinhaltet Regeln und Kontrollen, um sicherzustellen, dass die beschriebenen kaufmännischen Prozesse ordnungsgemäß eingehalten werden. Die Ergebnisse dieser Kontrollen gehören zu der Verfahrensdokumentation. Diese Kontrollen könnte beispielsweise Dein Steuerberater erledigen.
3 Tipps zur Erstellung
- Beginne mit den Bereichen, die ein Betriebsprüfer wahrscheinlich zuerst anschauen wird, wie z. B. Kasse, Rechnungen und Belege.
- Orientiere Dich an offiziellen Mustern und nutze vorhandene Dokumentationen, wie z. B. Handbücher oder Schulungsunterlagen. Lange Texte sind nicht nötig. Screenshots oder Grafiken können hilfreich sein.
- Lass Dir von einem Experten in Form eines Steuerberaters, Diplom-Kaufmanns, Buchhalters oder IT-Experten helfen.
Wie hilft ein digitales Kassensystem bei der Verfahrensdokumentation nach GoBD?
Bei der Verfahrensdokumentation erfüllt die Kasse die Anforderungen für die Erfassung, Verbuchung, Verarbeitung und Aufbewahrung von Daten und Belegen. So ermöglicht das GastroSoft-Kassensystem beispielsweise, mithilfe eines DATEV-Exports alle nötigen Finanzdaten als PDF oder CSV-Datei mit dem Finanzamt oder Steuerberater zu teilen. Ein digitales Kassensystem macht auch die Buchführung und Belegablage für das Finanzamt nachprüfbar, vollständig und unveränderbar, wie es von den GoBD gefordert wird. Bei der Erstellung Deiner Verfahrensdokumentation hilft es, indem es eine transparente und nachvollziehbare Dokumentation der firmeninternen Datenverarbeitungsprozesse ermöglicht.
Die Verfahrensdokumentation Kasse ist also ein Teilbereich der allgemeinen Verfahrensdokumentation. Sie betrifft die Erfassung und Verarbeitung von Kassenvorgängen, wie z. B. Barverkäufen oder Rückgaben. Dabei müssen insbesondere die Anforderungen der KassenSichV (Kassensicherungsverordnung) beachtet werden.
Welche Rolle spielt die KassenSichV bei der Verfahrensdokumentation für die Kasse?
Die KassenSichV (Kassensicherungsverordnung) ist eine Verordnung in Deutschland, die die Sicherheit von Kassensystemen und die Integrität der aufgezeichneten Daten gewährleisten soll. Sie verlangt, dass alle elektronischen Kassensysteme mit einer zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung (TSE) ausgestattet sind. Die TSE sorgt dafür, dass alle Kassenvorgänge manipulationssicher und nachvollziehbar erfasst werden, was für die Verfahrensdokumentation für die Kasse unabdingbar ist. Wenn Du mehr darüber erfahren möchtest, lies Dir mal unseren Blogbeitrag zur KassenSichV und TSE durch.
Wie oft sollte die Verfahrensdokumentation aktualisiert werden?
Es gibt keine festen Regeln, wie oft Du Deine Verfahrensdokumentation aktualisieren solltest. Aber denk daran, sie bei wesentlichen Änderungen in Deinem Unternehmen anzupassen, z. B. wenn Du neue Software oder IT-Systeme einführst, neue Prozesse entwickelst oder Deine Unternehmensstruktur änderst. Eine regelmäßige Überprüfung der Verfahrensdokumentation, z. B. einmal im Jahr, ist eine gute Idee, um sicherzustellen, dass sie immer up to date ist.
Best-Practice-Beispiele, Tools und Softwarelösungen
Frag am besten bei Deinen Branchenverbänden oder Deinem Steuerberater nach Beispielen, um die Verfahrensdokumentation an Deine Branche anzupassen, damit Deine Buchführung auf die Besonderheiten Deines Unternehmens optimiert ist. Es gibt zudem verschiedene Tools und Softwarelösungen, die Dir bei der Erstellung und Verwaltung einer Verfahrensdokumentation Kasse helfen können. Beispielsweise können Dokumentenmanagementsysteme (DMS) oder cloudbasierte Plattformen wie Google Drive oder Microsoft OneDrive nützlich sein, um Deine Verfahrensdokumentation zu organisieren und jederzeit darauf zuzugreifen. Zudem gibt es spezielle Programme und Templates für Verfahrensdokumentationen, die Dir dabei helfen können, Deine Inhalte strukturiert und übersichtlich darzustellen.
Fazit: Verfahrensdokumentationen sind kein Hexenwerk und eine nützliche Pflicht
Wenn Du Probleme bei Betriebsprüfungen durch das Finanzamt vermeiden und Schwachstellen in Deinem Betrieb aufdecken möchtest, ist die Verfahrensdokumentation nicht nur ein verpflichtendes, sondern auch ein wirklich nützliches Tool. Mit einem modernen, auf Deine Branche abgestimmten digitalen Kassensystem kannst Du die ordnungsmäßige Erstellung im Bereich Kasse nach GoBD automatisieren und so für Dich und Dein Team stark vereinfachen.
Wir wünschen Dir viel Erfolg bei der Verfahrensdokumentation für Deinen Betrieb.
Hast Du Fragen zu unserer Kassensoftware? Möchtest Du mit uns Dein Kassensystem planen? Brauchst Du ein Angebot?
Wir helfen Dir gern.
