Welche Kasse braucht eine Bäckerei? Checkliste mit 9 Fragen

Eine Bäckerei braucht eine Kasse, die drei Dinge kann: zur Stoßzeit schnell kassieren, Theke und Café in einem System abbilden und alle Vorgaben des Finanzamts erfüllen. Dazu kommen je nach Betrieb Filialen, Kartenzahlung und der digitale Kassenbon, der ab 2028 zum Standard werden soll. Mit dieser Checkliste prüfst du in zehn Minuten, ob deine jetzige Kasse noch passt oder was eine neue können muss.

Du suchst direkt eine passende Lösung? Alle Funktionen und die passende Hardware findest du auf unserer Seite zum Kassensystem für Bäckereien.

Die Checkliste: 9 Fragen an deine Bäckereikasse

Geh die Punkte der Reihe nach durch. Jedes Nein ist ein Hinweis darauf, wo deine Kasse dich im Alltag Zeit, Geld oder Nerven kostet.

1. Kassierst du ein Brötchen und einen Kaffee in wenigen Sekunden? Häufige Artikel sollten mit einem Fingertipp erreichbar sein.
2. Findet sich eine neue Aushilfe ohne Einarbeitung zurecht? Eine intuitive Touchscreen-Bedienung ist in der Bäckerei Pflicht, weil oft wechselnde Teams an der Theke stehen.
3. Läuft dein Café-Bereich über dieselbe Kasse? Tische, offene Rechnungen und geteilte Rechnungen gehören in dasselbe System wie der Thekenverkauf.
4. Nimmst du Karte und Handy an? Viele Kunden zahlen auch ein einzelnes Brötchen kontaktlos.
5. Siehst du, welche Backwaren wann verkauft werden? Auswertungen nach Uhrzeit und Artikel helfen, Backmengen zu planen und Retouren zu senken.
6. Hast du mehrere Filialen im Blick? Artikel und Preise sollten sich zentral pflegen lassen.
7. Hat deine Kasse eine zertifizierte TSE und ist sie beim Finanzamt gemeldet? Ohne beides ist eine elektronische Kasse heute nicht zulässig.
8. Kann deine Kasse einen digitalen Beleg ausgeben? Ab 2028 soll er den Papierbon ersetzen.
9. Läuft die Kasse auch ohne Internet weiter? Fällt morgens das Netz aus, darf der Verkauf nicht stehen.

Tempo an der Theke: worauf es bei Bedienung und Hardware ankommt

In der Bäckerei kommen die Kunden nicht gleichmäßig, sondern in Wellen: morgens vor der Arbeit, mittags für den Snack, nachmittags zu Kaffee und Kuchen. Entscheidend ist deshalb, wie schnell ein Verkauf abgeschlossen ist. Eine Touchscreen-Kasse mit klar sortierten Warengruppen für Brot, Brötchen, Feingebäck, Kuchen und Getränke spart bei jedem Kunden Sekunden, und die summieren sich zur Stoßzeit zu einer deutlich kürzeren Schlange.

Bei der Hardware zählen Platz und Robustheit. Auf der Theke stehen Vitrine, Kaffeemaschine und Brotkörbe, dazwischen ist wenig Raum. Diese Geräte haben sich bewährt:

• All-in-One Kasse mit integriertem Bondrucker: ein Gerät statt zwei, ideal für schmale Theken.
• Kundendisplay: zeigt jeden Artikel und den Betrag. Zwischen den Verkäufen kann es aktuelle Angebote anzeigen, etwa den Kuchen des Tages.
• Kartenterminal mit NFC: für kontaktloses Bezahlen mit Karte, Google Pay oder Apple Pay.
• Stabile Kassenlade: für den Dauereinsatz mit viel Bargeld.

Bäckerei mit Café: Theke und Tisch in einem System

Sobald Gäste sitzen bleiben, reicht eine reine Thekenkasse nicht mehr. Du brauchst eine Kasse, die auch Gastronomie kann: einen Tischplan, offene Rechnungen, Umbuchen und Splitten. Läuft beides über dasselbe System, ist der Tagesabschluss am Abend ein einziger Vorgang statt zwei.

Noch schneller wird der Service am Tisch mit einer mobilen Bestellung. Mit der GastroSoft DROID nimmt dein Team Bestellungen auf einem Android-Smartphone oder Tablet direkt am Tisch auf, die Bestellung landet automatisch an der Hauptkasse. Zusammen mit einem mobilen Kartenlesegerät zahlen deine Gäste dort, wo sie sitzen.

Mehrere Filialen: was eine Kasse für Filialbäckereien können muss

Mit jeder weiteren Filiale wird eine zentrale Verwaltung wichtiger. Sonst pflegst du jede Preisänderung in jeder Kasse einzeln und weißt erst am Monatsende, wo es läuft und wo nicht. Prüfe bei mehreren Standorten vor allem diese Punkte:

• Zentrale Preis- und Artikelpflege für alle Filialen gleichzeitig
• Auswertungen je Filiale und gesamt, damit du Umsätze und Bestände vergleichen kannst
• Mitarbeiterverwaltung mit eigenen Zugängen und Rechten
• Spielraum für einzelne Standorte, etwa für lokale Aktionen
• Einfaches Wachstum: Eine neue Filiale sollte sich ohne großen Umbau anbinden lassen

GastroSoft steuert mehrere Filialen aus einem System. Zeiterfassung und Kassenbuch sind im Abo schon enthalten, und mit Erweiterungen wie Windows Backoffice oder DATEV-Export wächst die Kasse mit deinem Betrieb.

Bonpflicht, TSE und Kassenpflicht: was für Bäckereien gilt

Kaum eine Branche hat die Bonpflicht so zu spüren bekommen wie die Bäckerei: ein Bon für drei Brötchen, den fast niemand mitnimmt. Heute gilt: Wer elektronisch kassiert, braucht eine zertifizierte Technische Sicherheitseinrichtung (TSE), muss zu jedem Verkauf einen Beleg erzeugen und die Kasse beim Finanzamt melden. Mitnehmen muss der Kunde den Bon nicht. Mehr zur Technik liest du in unserem Beitrag zur TSE.

Für 2028 ist eine große Änderung geplant. Am 23. September 2026 hat das Bundeskabinett einen Gesetzentwurf beschlossen, der Folgendes vorsieht:

• Kassenpflicht ab 1. Januar 2028 für Betriebe mit mehr als 100.000 Euro Vorjahresumsatz, ausgenommen Betriebe mit höchstens 12.000 Euro Barumsatz im Jahr.
• Digitaler Beleg statt Papierbon: Der Bon kommt per QR-Code am Kundendisplay, Papier gibt es nur noch auf Wunsch.
• Ausnahme für Waagen: Kassen mit geeichter Waagenfunktion dürfen noch bis Ende 2032 Papierbelege ausgeben. Das betrifft viele Bäckereien, die Brot oder Gebäck nach Gewicht verkaufen.

Stand Oktober 2026 müssen Bundestag und Bundesrat noch zustimmen, Details können sich ändern. Alles zum digitalen Beleg erklären wir im Beitrag zum digitalen Kassenbon, die Pflichten im Überblick findest du unter Registrierkassenpflicht.

Häufige Fehler bei der Kassenwahl in der Bäckerei

• Nur auf den Preis schauen: Eine günstige Kasse, die zur Stoßzeit langsam ist, kostet dich jeden Morgen Kunden.
• Eine reine Einzelhandelskasse für eine Bäckerei mit Café: Tische und offene Rechnungen lassen sich damit oft nicht abbilden.
• Bis kurz vor dem Stichtag warten: Wer erst Ende 2027 umsteigt, hat kaum Zeit, das Team einzuarbeiten.
• Den Support vergessen: Fällt die Kasse am Samstagmorgen aus, zählt, wie schnell dir jemand hilft.

Was das für deine Bäckerei bedeutet

Hast du bei der Checkliste mehr als zwei Mal Nein angekreuzt, lohnt sich ein Blick auf ein neues System, spätestens mit Blick auf 2028. GastroSoft bringt Kassensoftware und Hardware für Theke, Café und Filialen zusammen, TSE-konform und tausendfach bewährt. Welche Kasse zu deiner Bäckerei passt, siehst du auf unserer Seite zum Kassensystem für Bäckereien. Dort kannst du deine Kasse auch direkt konfigurieren.

Häufige Fragen

Muss ich in der Bäckerei jedem Kunden einen Bon geben?

Mit einer elektronischen Kasse muss zu jedem Verkauf ein Beleg entstehen, angeboten auf Papier oder digital. Der Kunde muss ihn nicht mitnehmen. Ab 2028 soll der digitale Beleg Standard werden.

Darf meine Bäckerei ohne Registrierkasse arbeiten?

Heute ja, mit einer offenen Ladenkasse und täglichem Kassenbericht. Nach dem Gesetzentwurf soll das ab 2028 nur noch für Betriebe mit höchstens 100.000 Euro Umsatz oder höchstens 12.000 Euro Barumsatz im Jahr gelten.

Welches Kassensystem ist das beste für eine Bäckerei?

Das, mit dem dein Team zur Stoßzeit ohne Nachdenken kassiert und das Theke, Café und Filialen in einem System verbindet. Teste die Bedienung, prüfe TSE und Kartenzahlung und frag nach dem Support, bevor du entscheidest.

Stand: Oktober 2026. Dieser Beitrag ersetzt keine Steuerberatung.