Digitaler Kassenbon: Ab 2028 Pflicht und Schluss mit der Zettelwirtschaft
Seit 2020 muss an jeder elektronischen Kasse ein Beleg herauskommen. Ab 2028 soll er nicht mehr aus Papier sein: Ein Gesetzentwurf des Bundesfinanzministeriums streicht die Druckpflicht an der Kasse zum 1. Januar 2028. Der digitale Kassenbon wird damit zum Normalfall, gedrucktes Papier gibt es nur noch, wenn jemand danach fragt. Parallel soll die Registrierkassenpflicht greifen, und zwar für alle ab 100.000 Euro Jahresumsatz.
Klingt nach großer Umstellung, ist für die meisten aber ein überschaubarer Handgriff. In diesem Blogbeitrag analysieren wir für dich, was im Entwurf drin ist, wie die Ausgabe an der Kasse technisch funktioniert, was dich das Drucken heute schon kostet und welche Punkte du jetzt prüfen solltest.
Was der Gesetzentwurf zum digitalen Kassenbon vorsieht
Der Entwurf liegt seit dem 7. August 2026 den Wirtschaftsverbänden zur Stellungnahme vor. Im Text heißt es wörtlich: „Die papierhafte Belegausgabepflicht wird zum 1. Januar 2028 abgeschafft.“ Wichtig ist der Unterschied: Die Bonpflicht selbst fällt nicht weg. Ein Beleg muss weiterhin bei jedem Kassiervorgang entstehen, nur eben digital.
Zwei Wege nennt der Entwurf ausdrücklich:
- Code auf dem Kassendisplay, den der Kunde direkt nach dem Einkauf mit dem Handy scannen kann
- Zustellung per Mail an eine Adresse, die der Gast oder Käufer angibt
Ausgegeben wird digital, gedruckt nur noch auf Nachfrage. Zum selben Termin, dem 1. Januar 2028, soll die Registrierkassenpflicht starten. Ein früherer Entwurf vom 2. Juni 2026 hatte dafür noch 2027 vorgesehen; der Termin verschob sich, als das Ministerium im Juli seinen Aktionsplan gegen Steuer- und Finanzkriminalität vorlegte.
Einig ist sich die Branche darüber nicht. Der Handelsverband Deutschland verweist darauf, dass der Koalitionsvertrag die vollständige Abschaffung der Bonpflicht vorsah und nicht ihre Digitalisierung. Der DEHOGA fordert praxistaugliche Regelungen für Sonderfälle und sieht offene Fragen bei Umsatzgrenze, Ausnahmen und Übergangsfristen. Die Stellungnahmefrist endete am 13. August 2026. Kabinett, Bundestag und Bundesrat müssen dem Entwurf noch zustimmen, an Details kann sich also noch etwas ändern.
Registrierkassenpflicht: Wer ab 2028 ein elektronisches Kassensystem braucht
Wer mehr als 100.000 Euro Jahresumsatz macht, braucht ab 2028 eine Kasse mit zertifizierter Technischer Sicherheitseinrichtung (TSE). Die offene Ladenkasse ohne elektronische Aufzeichnung wäre für diese Umsatzklasse nicht mehr zulässig. Das Ministerium zählt bundesweit über hunderttausend offene Ladenkassen und begründet die Pflicht mit der Bekämpfung von Steuerbetrug.
Damit teilt sich die Reform in zwei sehr unterschiedliche Baustellen:
- Du kassierst bereits elektronisch: Für dich geht es nur um die Belegausgabe. Die Kasse selbst kann bleiben.
- Du arbeitest mit offener Ladenkasse: Für dich ist 2028 der Termin, zu dem ein komplettes Kassensystem her muss, inklusive TSE.
Der zweite Fall ist der teure. Wer jetzt schon weiß, dass er über der Grenze liegt, sollte die Anschaffung nicht auf das letzte Quartal 2027 schieben.
So funktioniert der digitale Kassenbon an der Kasse: QR-Code, App und E-Mail
Technisch ist die Sache längst gelöst und in vielen Läden Alltag. Am Ende vom Bezahlvorgang erscheint auf dem Kundendisplay ein QR-Code. Der Kunde scannt ihn mit dem Handy, der Beleg öffnet sich als PDF im Browser oder landet direkt in einer App. Ausgedruckt wird nichts.
In der Praxis gibt es drei Varianten, die sich kombinieren lassen:
- QR-Codes am Display: schnellster Weg, kein Datenaustausch nötig, funktioniert auch bei Laufkundschaft.
- E-Mail-Versand: sinnvoll, wenn du ohnehin Kontaktdaten erfasst, etwa im Lieferdienst oder bei Rechnungskunden.
- Kunden-App: Anbieter wie anybill sammeln die Belege in einer eigenen App, viele Ketten geben ihre Kassenbons digital genau so aus.
Seit dem 1. Februar 2026 kommt eine vierte Möglichkeit dazu: § 6 der Kassensicherungsverordnung erlaubt, dass die vorgeschriebenen Belegangaben in einer elektronischen Rechnung nach § 14 Umsatzsteuergesetz stehen. Ein separater Kassenbeleg entfällt dann komplett. Das passt gut zum laufenden Fristenplan der E-Rechnung: Ab 1. Januar 2027 gilt die Versandpflicht für Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Vorjahresumsatz, ab 1. Januar 2028 für alle.
Damit das Ganze rechtskonform ist, müssen auf dem Beleg dieselben Pflichtangaben stehen wie auf Papier: Seriennummern von Kasse und TSE, fortlaufender Signaturzähler, Prüfwert sowie Beginn und Ende des Vorgangs. Der digitale Bon ist dem Papierbeleg rechtlich gleichgestellt. Und noch ein Detail, das im Alltag entlastet: Verlangt ist die Bereitstellung, nicht die Übergabe. Der Kunde entscheidet selbst, ob er den Code mitnimmt, und wer einfach weitergeht, ist kein Problem für dich.
Was digitale Kassenbons für deine Kunden ändern: von Payback bis Kundenkarte
Für die Gäste und Käufer ist das kein Neuland. Bonusprogramme liegen längst auf ihren Smartphones und sammeln die Kaufbelege gleich mit, andere Händler koppeln sie an das Kundenkonto. Genau deshalb ist die Umstellung meist unspektakulärer, als sie klingt.
Für dich steckt darin mehr als Pflichterfüllung:
- Zusatzfläche: Auf einem digitalen Beleg lassen sich Coupons, Öffnungszeiten oder ein Link zur Bewertung platzieren. Ein Stück Marketing, das den Ablauf an der Kasse nicht verlangsamt.
- Weniger Rückfragen: Digitale Kassenbelege verblassen nicht. Ein Artikel, den jemand umtauschen will, ist auch nach acht Monaten noch belegbar.
- Buchhaltung: Wer Bewirtungsbelege beim Finanzamt einreichen muss, findet sie schneller wieder, weil jeder Beleg sauber archiviert ist. Manche Apps sortieren digitale Belege inzwischen per KI nach Kategorie.
- Ordnung im Portemonnaie: Statt zerknüllter Zettel liegt alles gesammelt auf dem Handy und lässt sich in Ruhe verwalten.
Kundinnen und Kunden ohne Smartphone gehen übrigens nicht leer aus. Für sie darfst du weiterhin drucken, auf Nachfrage bleibt Papier ausdrücklich erlaubt.
Was der Papierbon heute kostet: eine Modellrechnung
Rechnen wir es an einer Bäckerei durch, die 300 Belege am Tag ausgibt. Bei 300 Öffnungstagen sind das 90.000 Bons im Jahr und rund 270 Thermorollen. Zum B2B-Staffelpreis von 0,56 Euro je Rolle sind das gut 150 Euro, allein für Papier. Bondrucker, Wartung, Lagerung und Entsorgung sind darin noch nicht enthalten.
Der Ansatz ist bewusst konservativ gerechnet. Das EHI Retail Institute veranschlagt allein für die gesetzlichen Pflichtangaben eine durchschnittliche Bonverlängerung von 12 Zentimetern und rechnet für den deutschen Handel mit knapp 20 Milliarden Transaktionen im Jahr.
Dazu kommt der Punkt Nachhaltigkeit: Thermopapier gehört wegen seiner Beschichtung nicht ins Altpapier. Papierbelege, die niemand mitnimmt, landen also im Restmüll. Ein Beleg, der gar nicht erst gedruckt wird, ist schlicht die umweltfreundlich einfachste Lösung.
Umstellung auf den digitalen Beleg: Das brauchst du dafür
Für alle mit vorhandener Kasse besteht die Umstellung aus zwei Bausteinen:
- Belegfunktion in der Kassensoftware aktivieren. Bei GastroSoft kostet die Funktion ab 4,90 Euro im Monat.
- Kundendisplay anschließen. Ab 149 Euro einmalig, als kleines Gerät neben der Kasse.
Für die Bäckerei aus der Modellrechnung hat sich die Umstellung nach rund 19 Monaten bezahlt gemacht, also im zweiten Jahr. Bei geringerem Belegaufkommen dauert es entsprechend länger, bei höherem geht es schneller. Die eigentliche Arbeit steckt nicht in der Technik: Nach der Aktivierung der Funktion muss vor allem das Team wissen, wie es den Beleg erklärt.
Der Nebeneffekt wird oft unterschätzt: keine leeren Rollen mitten im Mittagsansturm, kein Papierstau, kein Nachbestellen. Wer den Kassenbon digital ausgibt, macht seine Geschäftsprozesse an der Kasse spürbar effizient und spart pro Zahlung ein paar Sekunden.
„Für einen Betrieb, der schon elektronisch kassiert, ist das ein überschaubarer Posten. Richtig teuer wird 2028 nur für die, die bis heute mit der offenen Ladenkasse arbeiten“, sagt Julia Teschke von der GastroSoft GmbH.
Checkliste: Was du jetzt prüfen solltest
- Kann deine Kasse einen digitalen Beleg am Display ausgeben, oder fehlt dafür ein Update?
- Werden die TSE-Daten in einen strukturierten Rechnungsdatensatz übernommen (Stichwort ZUGFeRD und XRechnung)?
- Liegt dein Jahresumsatz über 100.000 Euro? Dann brauchst du bis 2028 zwingend eine elektronische Kasse mit TSE.
- Hast du ein Kundendisplay, oder muss eines dazu?
- Wie viele Belege druckst du pro Tag? Diese Zahl entscheidet, wie schnell sich die Umstellung rechnet.
- Ist im Team klar, wie ihr auf Nachfrage weiterhin etwas Gedrucktes in die Hand gebt?
Häufige Fragen zum digitalen Kassenbon
Nur auf Nachfrage. Die Pflicht, jeden Bon automatisch zu drucken, entfällt nach dem Entwurf zum 1. Januar 2028. Die Belegpflicht selbst bleibt bestehen, sie wird dann digital erfüllt.
Ja. In der Regel öffnet der gescannte Code eine Seite mit dem Beleg als PDF, das sich speichern oder weiterleiten lässt. Für die Buchhaltung ist das der praktischste Weg.
Ja. Die Regelung knüpft nicht an die Branche an, sondern an die Kasse. Betroffen sind alle Betriebe, die elektronisch kassieren.
Daran ändert sich nichts. Der Kartenbeleg des Terminals ersetzt den Kassenzettel nicht, er kommt zusätzlich dazu oder wird ebenfalls digital ausgegeben.
Nein. Der digitale Beleg enthält dieselben Angaben und ist im Geschäft genauso gültig. Für Kunden ist er sogar der sicherere Weg, weil die Schrift auf Thermopapier nach Monaten verblasst.
Möglich ist das: Umsatzgrenze, Ausnahmen und Übergangsfristen können sich im Verfahren noch verschieben. Die Richtung steht allerdings fest, und eine Kasse, die digitale Belege ausgeben kann, ist in jeder Variante des Gesetzes die richtige Vorbereitung.
Fazit
Der digitale Kassenbon kommt, und für alle mit vorhandener elektronischer Kasse ist er eine Frage von Softwarefunktion und Display, nicht von Neuanschaffung. Wer heute noch mit der offenen Ladenkasse arbeitet und über 100.000 Euro Umsatz liegt, hat die größere Aufgabe vor sich und sollte die Zeit bis 2028 nutzen.
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Stand: August 2026. Der Gesetzentwurf befindet sich im Verfahren, Angaben ohne Gewähr.