Elektronischer Kassenbeleg-Standard EKaBS
Die Zeiten ändern sich - und mit ihr müssen sich Unternehmen immer wieder an Neuerungen anpassen. Zu einer gehört seit einiger Zeit auch der elektronische Kassenbeleg-Standard (Abgekürzt: EKaBS). Was genau sich hinter diesem Begriff verbirgt und was Du beachten musst, erfährst Du in diesem Artikel.
Was ist der elektronische Kassenbeleg-Standard?
Der elektronische Kassenbeleg-Standard ist ein neu entwickelter Standard für Kassenbelege und Quittungen. Er soll die Handhabung erleichtern und damit den Kassenanwendern und Kunden sowie der Kassensystembranche und den Finanzbehörden dienen. Elektronischer Kassenbeleg-Standard schafft damit ein einheitliches Format für alle.
Der EKaBS wurde in einer Arbeitsgruppe des DFKA e.V., in Kooperation mit dem ZDH (Zentralverband des Deutschen Handwerks), dem HDE (Handelsverband Deutschland) und der DEHOGA (Deutscher Hotel- und Gaststättenverband) entwickelt. Der Standard ist mittlerweile, gemäß § 146 a II S.1 und der seit dem 01.01.2020 geltenden Belegausgabepflicht, fest etabliert. Mit ihm kannst Du die Belegpflicht einhalten und gleichzeitig Papier einsparen.
Herkömmliche Kassenbelege, die Unmengen an Papier verbrauchen und oft direkt von den Kunden weggeschmissen werden, gehören nun zur Vergangenheit. Mit dem EKaBS kannst Du Deinen Beitrag zum Umweltschutz leisten - gebe Deine Kassenbelege künftig digital an Deine Kunden aus.
Mit dem digitalen Kassenbon, der papierlosen Belegausgabe von GastroSoft erhalten Deine Kunden ihren Beleg bequem per QR-Code. Ganz ohne App - einfach über den Browser. Hier erfährst Du mehr über den digitalen Kassenbon von GastroSoft.
Neben der Belegausgabepflicht entspricht der elektronische Kassenbelg-Standard auch weiteren gesetzlichen Grundlagen, wie etwa §6 der KassenSichV oder der AEAO zu § 146a.
Du möchtest mehr über den EKaBS oder den DFKA erfahren? Weitere Informationen hierzu findest Du auf der Homepage des DFKA.
Welche Vorteile bietet Dir der elektronische Kassenbeleg-Standard?
Der wohl wichtigste Vorteil, die der EKaBS mit sich bringt, ist die universelle Nutzbarkeit. Die standardisierten elektronischen Belege können in allen Branchen eingesetzt werden wodurch eine Benachteiligung einzelner Branchen ausgeschlossen werden kann.
Auch die Implementierung des neuen Standards soll möglichst für alle Systemen realisierbar sein. Durch die Technologieoffenheit des EKaBS bestehen keine Vorgaben für die Implementierungsart sowie eine große Freiheit hinsichtlich des "Transportweges" - sprich wie der Beleg letztendlich zum Kunden gelangt. Eine stufenweise Implementierung soll es allen Beteiligten ermöglichen, den neuen Standard schnell in der Praxis einzusetzen.
Die Standardisierung beschränkt sich auf die korrekte Funktionsweise sowie die Einhaltung der rechtlichen Anforderungen. Darüber hinaus werden ausschließlich Empfehlungen ausgesprochen. Damit soll der EKaBS so leicht wie möglich gehalten werden.
Der elektronische Kassenbeleg wird damit zu einer absolut nützlichen Ergänzung Deines Alltagsgeschäfts.
Welche Grundprinzipien muss der elektronische Kassenbeleg-Standard erfüllen?
Der elektronische Kassenbeleg-Standard muss folgende Grundprinzipien erfüllen:
- Er soll die gleichen Informationen enthalten, wie der klassische Kassenbon.
- Mit ihm sollen die Daten der Technischen Sicherheitseinrichtung (TSE) automatisiert verifizieren werden können.
- Auch Verifikationen über eine Auswertung des Security-Nodes sind möglich ohne andere Daten einbeziehen zu müssen.
- Eine Anlehnung an die Taxonomie wird wo es möglich ist erfolgen, um eine Vereinfachung von Definition, Dokumentation, Implementierung und Anwendung zu gewährleisten.
Bitte berücksichtige, dass der Elektronische Kassenbeleg-Standard die Taxonomie, nicht ersetzt. Die Belege besitzen nicht die gleiche Informationstiefe wie die Taxonomie und können keine komplette Dokumentation der Kassenführung sein.
Wird es zukünftige Erweiterungen geben?
Aktuell beschränkt sich die elektronische Darstellung auf Kassenbelegen des Typs "Rechnung". Andere Belegtypen, wie Lieferscheine, werden aktuell noch nicht berücksichtigt. Erweiterungen sind aber bereits angekündigt.
Weitere Erweiterungsvorschläge sind beispielsweise die hierarchische Verknüpfung von Belegpositionen oder die detailliertere Darstellung von Rabatten, Coupons, Trinkgeldern und vielem mehr.
Über all diese spannende Erweiterungen des EKaBS werden wir Dich in unserem Blog auf dem Laufenden halten. Schau immer gerne vorbei, was es an Neuigkeiten gibt.
Fazit
Der EKaBS bietet im Vergleich zu dem physischen Kassenbon einige Vorteile und wird sicherlich künftig immer präsenter eingesetzt werden. Wenn Du auf diese neue Welle der Digitalisierung aufspringen möchtest, empfehlen wir Dir unsere Kassensoftware, denn hier haben wir den neuen Standard bereits implementiert. Du findest den EKaBS in allen PDF-Rechnungen sowie in unserem „digitalen Kassenbeleg“.
Du bleibst auch mit dem neuen Standard immer rechtssicher und vermeidest Fehler, die in den schlimmsten Fällen hohe Strafen mit sich bringen können. Bei GastroSoft hast Du stets einen Ansprechpartner an Deiner Seite, an den Du Dich wenden kannst - auch wenn Neuerungen anstehen.
Übrigens musst Du nicht aus der Gastronomie kommen, denn der elektronische Kassenbeleg-Standard spielt auch für Lebensmittelgeschäfte, Kosmetikstudios, Friseursalons, Möbelverkäufer, Bioläden, Kiosks, Bäckereien und anderweitige Geschäfte eine Rolle.