E-Rechnung Pflicht 2025: Das gilt für Gastronomie und Einzelhandel
Die Pflicht zur E-Rechnung tritt ab dem 01. Januar 2025 im B2B-Bereich in Kraft. Was bedeutet das konkret für Dich und Dein Unternehmen? Wir zeigen Dir in unserem Guide, welche Auswirkungen das auf Deine Buchhaltung hat, welche Vorteile Dir die E-Rechnung bietet und welche rechtlichen Rahmenbedingungen Du einhalten musst. Von der Rechnungserstellung bis zur digitalen Archivierung erfährst Du hier alles, was Du wissen musst, um gut vorbereitet zu sein.
Das Wichtigste zur E-Rechnungspflicht in Kürze:
- E-Rechnung Pflicht ab 2025: Ab dem 1. Januar 2025 musst Du als Unternehmer E-Rechnungen empfangen und bearbeiten können.
- Strukturiertes Format: E-Rechnungen müssen im maschinenlesbaren Format gemäß der EU-Norm EN 16931 erstellt und übermittelt werden.
- Anpassung der Arbeitsprozesse: In der Gastronomie und im Einzelhandel müssen interne Abläufe an die automatisierte Verarbeitung von E-Rechnungen angepasst werden, um Zeit zu sparen und Fehler zu vermeiden.
- Technische Vorbereitung: Du benötigst Software, die E-Rechnungen erstellt, verarbeitet und archiviert.
Was ist eine E-Rechnung?
Eine E-Rechnung ist eine digital erstellte und übermittelte Rechnung in einem strukturierten, maschinenlesbaren Format wie XML. Diese Rechnungen können von Softwaresystemen automatisch, also ohne manuelle Eingaben, verarbeitet werden. Das vereinfacht den gesamten Rechnungsprozess – von der Erstellung bis zur Bezahlung.
Der Stufenplan der E-Rechnung pflicht: Was kommt wann?
- Ab 1. Januar 2025: E-Rechnungen müssen empfangen und verarbeitet werden können. Papierrechnungen sind nur noch zulässig, wenn beide Geschäftspartner zustimmen.
- Ab 1. Januar 2026: Papierrechnungen werden schrittweise abgeschafft, auch PDFs sind dann nur noch eingeschränkt zulässig.
- Ab 1. Januar 2027: Nur noch elektronische Rechnungen sind als Nachweis zulässig. Papierrechnungen werden nicht mehr akzeptiert.
Gesetzliche Vorgaben zur E-Rechnungspflicht in Gastronomie und Einzelhandel
Wir wissen, dass Gesetze oft trocken und kompliziert klingen. Aber um zu verstehen, warum Du ab 2025 die E-Rechnung einführen musst, solltest Du kurz einen Blick auf die rechtlichen Grundlagen werfen. Keine Sorge – wir fassen die wichtigsten Vorgaben verständlich und prägnant zusammen.
Mit Beschluss des Wachstumschancengesetzes hat der Gesetzgeber die Pflicht zur E-Rechnung beschlossen.
Für Gastronomiebetriebe und Einzelhändler gelten dieselben Regeln wie für alle anderen Unternehmen. Die Pflicht betrifft dabei ausschließlich Leistungen zwischen inländischen Unternehmern.
Das bedeutet, dass Du als Gastronom oder Einzelhändler zukünftig E-Rechnungen Deiner Lieferanten erhältst und auch selber E-Rechnungen an Geschäftskunden ausstellen musst.
Ausnahmen:
- Für Rechnungen unter 250 Euro (inkl. USt) besteht keine Pflicht zur Ausstellung einer E-Rechnung. Hier können weiterhin Papierrechnungen oder einfache Belege verwendet werden (§ 14 Abs. 6 UStG).
- Fahrkarten (Bahn, Bus, etc.) sind ausdrücklich von der E-Rechnungspflicht ausgenommen.
- Rechnungen über Leistungen, die nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG steuerfrei sind, unterliegen ebenfalls nicht der E-Rechnungspflicht.
E-Rechnung Pflicht: Übergangsregelungen
Kein Grund zur Sorge – es gibt Übergangsfristen! Wenn Dein Unternehmen weniger als 800.000 Euro Jahresumsatz erzielt, darfst Du bis Ende 2026 weiterhin Papierrechnungen oder PDFs ausstellen. Ab 2027 ist das dann jedoch nur noch in Ausnahmefällen möglich.
Übermittlung der E-Rechnung
Die E-Rechnung wird elektronisch übermittelt – meist per E-Mail oder über ein Kundenportal. Empfänger und Aussteller im Gastgewerbe und im Einzelhandel müssen dabei geeignete Software verwenden, die die gängigen, der europäischen Norm entsprechenden Formate unterstützt. Dazu gehören:
- ZUGFeRD: Ja, Du hast richtig gelesen. Nein, Du musst ab jetzt kein Pferd in Deinem Unternehmen versorgen. Dieser Begriff ist ein Akronym und steht für „Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland”. ZUGFeRD ist ein standardisiertes Format für elektronische Rechnungen in Deutschland. Es erleichtert den digitalen Rechnungsversand, spart Zeit und Kosten und erfüllt gesetzliche Anforderungen wie steuerrechtliche Vorgaben, revisionssichere Archivierung, Rechtssicherheit und Interoperabilität zwischen verschiedenen IT-Systemen.
- XRechnung: Die XRechnung ist ein in Deutschland standardisiertes elektronisches Rechnungsformat, das auf der europäischen Norm EN 16931 basiert. Es wird für Rechnungen an öffentliche Auftraggeber verwendet und soll ab 2025 auch für den Geschäftsverkehr zwischen Unternehmen (B2B) verpflichtend sein. Das Format ist vollständig in XML strukturiert, sodass es ohne manuelle Eingriffe automatisch verarbeitet werden kann. Eine XRechnung enthält alle wesentlichen Informationen wie Empfänger, Betrag, Steuer und Bankverbindung.
Umstellung auf die E-RechnungsPflicht 2025 in Gastronomie und Einzelhandel
Die Einführung der E-Rechnungspflicht ab 2025 stellt Unternehmen aus allen Branchen vor neue Herausforderungen. Egal, ob Sie in der Gastronomie oder im Einzelhandel tätig sind – eine unkomplizierte und gesetzeskonforme Lösung ist jetzt wichtiger denn je.
Mit der GastroSoft Kassensoftware, bleibst Du immer einen Schritt voraus. Dank der neuen E-Rechnungsfunktion kannst Du zukünftig E-Rechnungen direkt aus der Kasse erstellen und elektronisch versenden. Kein zusätzlicher Verwaltungsaufwand, kein Wechsel zwischen verschiedenen Systemen – alles passiert in einer nahtlosen Anwendung.
Für Gastronomen bedeutet das mehr Zeit für Gäste und Service. Einzelhändler profitieren von einem schlanken, effizienten Workflow und der Sicherheit, alle gesetzlichen Vorgaben mühelos zu erfüllen.
Die Umstellung auf GastroSoft ist dabei genauso einfach wie die Bedienung der Software selbst. Du erhältst nicht nur eine Lösung für die E-Rechnung, sondern auch ein leistungsstarkes Kassensystem, das perfekt auf die Anforderungen Deines Geschäfts zugeschnitten ist.
Bereit für ein Kassensystem, das mehr kann?
Jetzt Fragebogen ausfüllen und unverbindliches Angebot erhalten!
E-Rechnung pflicht 2025: Bereit für die Pflicht?
Damit Dich Anfang 2025 keine saftige (E-)Rechnung erwartet, haben wir alle wichtigen Punkte noch einmal für Dich zusammengefasst:
- Stelle sicher, dass Du in Deinem Restaurant oder Einzelhandel ab dem 1. Januar 2025 E-Rechnungen empfangen und bearbeiten kannst.
- Verwende eine Kassensoftware, die in der Lage ist E-Rechnungen zu erstellen und zu versenden.
- Achte darauf, dass Deine E-Rechnung alle gesetzlich vorgeschriebenen Pflichtangaben enthält.
- Finde eine Software, die Formate wie XRechnung und ZUGFeRD unterstützt.
- Archiviere E-Rechnungen revisionssicher für mindestens zehn Jahre.
- Prüfe, ob Deine Systeme kompatibel mit den gängigen E-Rechnungsformaten sind.
- Schule Dein Team im Umgang mit den neuen Prozessen und der Software.
Hast Du Fragen zu unseren Produkten? Möchtest Du mit uns Dein Kassensystem planen? Brauchst Du ein Angebot?
Wir helfen Dir gern.
