Dienstplan in der Gastronomie und das Gesetz
Die Erstellung von einem Dienstplan in der Gastronomie ist ein grundlegendes und allgegenwärtiges Thema. Die Vielzahl an Kriterien, die bei der Planung von Arbeitsschichten zu berücksichtigen sind, kann für Betriebe eine echte Herausforderung darstellen. Auch im Nachhinein führt die oft stundenlange, nervenaufreibende Arbeit in vielen Gastronomiebetrieben zu Ärger und Frustration bei allen Beteiligten. Schicht-, Feiertags- und Wochenendarbeit, unterschiedliche Angestelltenverhältnisse und Qualifikationen, gesetzliche Vorgaben – so vieles will berücksichtigt werden. Wir verraten Dir, worauf es bei der optimalen Schichtplanung wirklich ankommt.
Was macht einen guten Dienstplan in der Gastronomie aus?
Die Qualität des Dienstplans bestimmt, wie gut die Arbeitsabläufe in Deiner Gastronomie funktionieren. Damit Dein Betrieb sowohl Deine unternehmerischen Ziele als auch die Wünsche Deiner Beschäftigten berücksichtigt, sollten die Dienstpläne bestimmte Merkmale erfüllen.
Die wichtigsten Punkte eines Dienstplans in der Gastronomie sind:
- Die Ziele Deiner Betriebes
- Das Arbeitszeitgesetz
- Die Arbeitsverträge der Beschäftigten
- Geltende Dienst- und Betriebsvereinbarungen
- Sichtbarkeit und Aktualität
Wie viele Mitarbeiter brauchst Du wann in Deiner Gastro?
In erster Linie muss ein Dienstplan das betriebliche Planungsziel erreichen. Das bedeutet, dass Du immer genügend Mitarbeiter mit den benötigten Qualifikationen zur Verfügung hast, um Deine Gäste optimal zu bedienen. Durch die Vermeidung von Überstunden können die betrieblichen Kosten gering gehalten werden.
Dienstplan Gastronomie: Das Arbeitszeitgesetz und seine Rahmenbedingungen
Der Gesetzgeber begreift den Schutz der Arbeitszeiten als Teil des Arbeitsschutzrechts. Verstöße gegen diese Regelungen können arbeitsrechtliche Konsequenzen nach sich ziehen. Mit der Aufstellung von Dienstplänen übst Du als Arbeitgeber Dein Weisungsrecht nach § 106 Satz 1 GewO aus. Dabei haben auch der Betriebsrat sowie bestimmte betriebliche Arbeitnehmervertretungen Mitbestimmungsrechte. Als Unternehmer bist Du für die gesetzeskonforme Umsetzung Deiner Dienstpläne verantwortlich.
Das Arbeitszeitgesetz (ArbZG) schützt Arbeitnehmer und gibt Rahmenbedingungen für Arbeits-, Ruhe- und Pausenzeiten, Bereitschaftsdienst, Nachtarbeit, Sonderschichten und Überstunden vor. In Deutschland haben Arbeitnehmer in der Regel einen 8-Stunden-Tag. Wenn die Länge der Arbeitszeit darüber hinaus geht, handelt es sich aus gesetzlicher Sicht um Mehrarbeit. In bestimmten Fällen ist eine Ausweitung der täglichen Arbeitszeit auf bis zu 10 Stunden möglich, wenn sie in einem Berechnungszeitraum von 6 Monaten oder 24 Wochen trotzdem einen Durchschnitt von 8 Stunden täglich ergibt. Nach dem Arbeitszeitgesetz ist der Arbeitgeber verpflichtet, die gesamte Arbeitszeit der Beschäftigten einschließlich der Überstunden zu dokumentieren. Die maximal zulässige regelmäßige Arbeitszeit einer 6-Tage-Woche ist auf 48 Stunden festgesetzt, in Ausnahmefällen kann sie auf bis zu 60 Stunden verlängert werden. Die Mitarbeiter haben eine gesetzlich zugesicherte Ruhezeit von mindestens 30 Minuten bei einer Arbeitszeit von 6 bis 9 Stunden. Bei mehr als 9 Stunden sind es mindestens 45 Minuten. Des Weiteren sind Regelungen zum Ausgleich für Sonn- und Feiertagsarbeit festgelegt.
Arbeitsverträge mit Arbeitnehmern
Weitere Kriterien ergeben sich aus den individuellen Arbeitsverträgen der Mitarbeiter und den geltenden Dienst- und Betriebsvereinbarungen. Geregelt sind hier insbesondere:
- Arbeitszeit
- Urlaubstage
- Arbeitszeitkonten
- Überstunden
- Zuschläge für Nacht- und Feiertagsarbeit
- Zulagen für besondere Dienste, wie Bereitschaftsdienst, Rufbereitschaft, Arbeit auf Abruf
Können Tarifvertrag und Betriebsvereinbarungen die Regeln in der Gastronomie ändern?
Bestehen ein Tarifvertrag oder auch Betriebsvereinbarungen, darfst Du als Arbeitgeber generell nicht davon abweichen, da das sonst rechtliche Konsequenzen haben kann. Deshalb sollten die regional unterschiedlichen Vereinbarungen in der Gastronomie Dir bzw. der Person, die bei Dir für die Erstellung der Dienstpläne verantwortlich ist, im Detail bekannt sein. Diese Vereinbarungen erschweren zwar die Dienstplanerstellung, sind aber notwendig.
4 Tipps für die Erstellung eines optimalen Dienstplans in der Gastronomie gemäß Gesetz
Bei der Erstellung eines optimalen Personaleinsatzplans gibt es einige Punkte zu beachten. Wir haben 4 Tipps zusammengestellt, die Du brücksichtigen solltest, wenn Du einen Dienstplan für Deinen Gastronomiebetrieb aufstellst.
1. Gehe auf Deine Mitarbeiter ein und behandle alle gleichwertig
Dienstpläne haben direkte Auswirkungen auf die Zufriedenheit und Work-Life-Balance der Mitarbeiter. Beziehe also die Wünsche und Bedürfnisse Deines Teams immer bei der Planung der Arbeitsschichten ein, aber achte auf Gleichbehandlung. So stellst Du sicher, dass die Zufriedenheit, Motivation und psychische wie physische Stabilität Deiner Mitarbeiter erhalten und gefördert werden. Formuliere klare Ansagen, bleibe dabei jedoch immer menschlich und fair.
2. Plane den Dienstplan in Deiner Gastronomie vorausschauend mit Spielraum
Ein Dienstplan in der Gastronomie sollte generell so weit wie möglich im Voraus erstellt werden, um Urlaubs-, Wochenend- und Feiertagswünsche berücksichtigen zu können. Aufgrund der Abhängigkeit von äußeren Umständen ist in der Gastronomie mehr Flexibilität nötig. Einwöchige Dienstpläne bieten Dir mehr Planungssicherheit und erfordern weniger Anpassungen, während zweiwöchige Pläne den Mitarbeitern mehr Flexibilität für private Planungen ermöglichen, jedoch häufiger angepasst werden müssen. Eine abteilungsübergreifende und vorausschauende Personalplanung, die auf früheren Daten und Erfahrungen basiert, ist daher sinnvoll. Berücksichtige Stoßzeiten, Urlaubs- und Feiertage sowie unvorhergesehene Ereignisse wie Krankheit und spontane Bedarfsänderungen, um einen reibungslosen Betriebsablauf zu gewährleisten. Halte Ressourcen zurück, um Ausfälle und Engpässe zu bewältigen. Dieser Puffer sichert die Planbarkeit und reduziert den nachträglichen Arbeitsaufwand und Stress.
3. Richtige Schichtplanung im Gastronomie Dienstplan
Berücksichtige Schichten und Schichtwechsel, weil diese für Deine Mitarbeiter belastend sein können. Die Reihenfolge „Frühschicht – Spätschicht – Nachtschicht“ hat sich in der Gastronomie als am effektivsten gezeigt. Plane für die psychische und physische Gesundheit Deiner Mitarbeiter nicht mehr als drei Nachtschichten hintereinander ein. Zwischen den einzelnen Schichten Deiner Mitarbeiter müssen immer 11 Stunden Ruhezeit liegen. Auch arbeitswissenschaftliche Kriterien wie „nicht mehr als 4 Nachtschichten in Folge“ und „Wechsel vom Früh- in den Spätdienst und nicht umgekehrt“ solltest Du bei Deiner Planung berücksichtigen. Sonst steigt das Risiko für dauerhafte Erkrankungen.
4. Digitale Hilfe bei der Erstellung Eines Dienstplans in der Gastronomie
Von Stift und Zettel über Excel bis hin zu professionellen Programmen und Apps gibt es mittlerweile viele Möglichkeiten, einen Dienstplan zu erstellen. Hierbei haben sich digitale Tools für die Einsatzplanung und Arbeitszeiterfassung bewährt, die ganz einfach im Browser bedient werden. Doppelbesetzungen oder Überstunden können so vermieden werden. Viele Softwareprogramme besitzen zudem eine Zeiterfassung, mit der Du auch alle An- und Abwesenheiten Deiner Mitarbeiter im Blick behältst.
Fazit Dienstplan Gastronomie: Dienstpläne sind kein Hexenwerk
Plane genug Zeit für die Erstellung des Dienstplans ein, lasse Deine Mitarbeiter daran teilhaben und berücksichtige die gesetzlichen Vorgaben. Greife auf Deine Erfahrungswerte und unterstützende Software zurück, um Fehler, Personalengpässe und Unstimmigkeiten zu vermeiden. So gut aufgestellt, sorgen Deine Dienstpläne für einen reibungslosen Ablauf in der Gastronomie, zufriedene Mitarbeiter und glückliche Gäste.
Wir wünschen Dir eine angenehme und erfolgreiche Dienstplanung!
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*Für den Einsatz als mobiles Bestellterminal und Kartenzahlungsterminal in Einem wird, neben einer Hauptlizenz GastroSoft Professional, eine GastroSoft Droid Lizenz sowie ein Add-On Kartenzahlung benötigt. Es ist ein abgeschlossenes Wartungspaket oder eine CLUB-Mitgliedschaft erforderlich um die dauerhafte Kompatibilität zu gewährleisten.