TSE Pflicht: letzte Frist für alte Registrierkassen ohne TSE läuft aus
Im Januar 2020 ist die Kassensicherungsverordnung (KassenSichV) in Kraft getreten. Seitdem dürfen nur noch elektronische Kassensysteme verkauft werden, die mit einer zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung (TSE) nachgerüstet werden können. Was genau eine TSE ist, wie sie funktioniert und warum die Umstellung nötig ist, haben wir Dir bereits in unserem Beitrag über die TSE erläutert. Dieses Jahr läuft auch die letzte Übergangsfrist des Gesetzgebers aus. TSE Pflicht: Ab dem 31. Dezember 2022 darfst Du alte Registrierkassen, die bauartbedingt nicht mit einer TSE nachrüstbar sind, nicht mehr nutzen. In diesem Beitrag beantworten wir Dir alle Fragen zu Deiner alten Kasse und wie Du der Verordnung stressfrei nachkommen kannst.
Was ändert sich durch die TSE Pflicht für elektronische Registrierkassen?
Die durch das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnologie zertifizierte technische Sicherungseinrichtung sichert alle Transaktionen der Kasse in einem Speicher und sendet der Kasse einen Code, der auf jeden Beleg gedruckt wird. Jeder mit der TSE erstellte haptische oder digitale Bon und jede Rechnung enthalten nun:
- Kassennummer und TSE-Nummer
- Start- und Endzeitpunkt der Transaktion
- Signaturzähler und Prüfwert
Alle Daten können auch als praktischer QR-Code zum Scannen angezeigt werden und werden als unveränderbares und somit nicht zu manipulierendes Protokoll zum Export an das Finanzamt bereitgestellt.
Welche Kassen sind von der KassenSichV-Frist betroffen?
Alle Kassen, die bis zum 25. November 2010 oder nach dem 2. Januar 2020 gekauft wurden und nicht mit einer TSE ausgestattet sind, dürfen bereits seit dem 1. April 2021 nicht mehr genutzt werden. Wer es trotzdem tut, muss mit Bußgeldern rechnen. Die neue und endgültige Frist bis zum 31. Dezember 2022 betrifft alle Kassen die nach dem 25. November 2010 und vor dem 1. Januar gekauft wurden und bauartbedingt nicht mit einer TSE aufrüstbar sind.
Was passiert, wenn die TSE Pflicht Frist verstreicht?
Wenn die Frist verstrichen ist und Du trotzdem weiterhin eine elektronische Registrierkasse ohne TSE nutzt, drohen Dir Sanktionen. Nach dem Tatbestand der Steuergefährdung nach § 379 AO können vorsätzliche, aber auch leichtfertige Verstöße mit Geldbußen von bis zu 25.000 Euro bestraft werden.
Gibt es Ausnahmen bei der TSE Pflicht für Kassen und Belegausgabe?
Wochenmarktstände, Verkaufswagen oder Buden mit offenen Ladenkassen sind nicht betroffen. Wenn Du also noch eine analoge Kasse hast, kann Dich auch niemand zum Wechsel zwingen – zumindest noch nicht. Eine Belegausgabepflicht besteht dann zwar für Dich auch nicht, aber Du musst täglich einen detaillierten Kassenbericht führen, der es ermöglicht, Tageseinnahmen bei einer Kassennachschau nachzuvollziehen. Das entfällt lediglich, wenn Du als Einzelkauffrau oder Kleingewerbetreibender unterhalb der Bilanzierungsgrenze liegst. Weitere Ausnahmen bei der TSE- und Belegausgabepflicht sind pandemiebedingte Härtefälle, die jedoch diesen Status nachweisen müssen und dann eine Fristverlängerung beantragen können.
Was passiert nach der Umstellung auf ein neues Kassensystem mit der alten Registrierkasse?
Behalte unbedingt die alte Hard- und Software Deiner Kasse für den Fall von Prüfungen bis zum Ende der Aufbewahrungspflicht – also 10 Jahre lang. Du kannst zwar Deine alten Daten in das neue Kassensystem migrieren, aber sicher ist sicher. Bei der Migration Deiner Daten sollte Dir ein Fachmann helfen. Dieser kann Dir auch sagen, ob Du die alte Kasse nach erfolgreicher Übertragung trotzdem aufbewahren solltest. Unsere GastroSoft-Experten beraten Dich gerne.
Muss ich meine neue TSE beim Finanzamt melden?
Ja, es besteht eine Mitteilungspflicht von elektronischen Aufzeichnungssystemen (also: elektronischen Registrierkassen) beim Finanzamt. Jedes digitale Kassensystem wird einer Betriebsstätte eindeutig zugeordnet. Gibt es Änderungen, musst Du diese dem Finanzamt innerhalb eines Monats nach An- oder Abschaffung melden. Hast Du mehrere elektronische Kassen, die mit einer TSE verbunden sind, musst Du jedes Einzelgerät melden.
Gibt es Fördermöglichkeiten für die Aufrüstung mit TSE oder Umstellung auf ein neues Kassensystem?
Zuschüsse außerhalb der Corona-Überbrückungshilfen (hier bis 20.000 Euro) gibt es leider nicht. Das Bundesfinanzministerium macht aber im Rahmen einer Vereinfachungsregel Zugeständnisse: Die Kosten für die nachträgliche Ausrüstung bestehender Kassen oder neue Kassensysteme mit einer TSE wie auch die Kosten für die erstmalige Implementierung in ein bestehendes Kassensystem können in voller Höhe sofort als Betriebsausgaben abgesetzt werden.
Was passiert, wenn die TSE ausfällt?
Wenn die TSE mal ausfällt, musst Du notieren, von wann bis wann sie wieso ausfiel, und die Ursache so schnell wie möglich beheben. Ein gutes digitales Kassensystem erledigt diese Meldung automatisch für Dich.
Was ist bei wechselnden Kassenschubladen und TSE zu beachten?
Wenn Du Kassenschubladen wechselst, musst Du nicht jedes Mal einen Kassenabschluss machen, da nicht die Schublade, sondern das Kassensystem die Aufzeichnung macht. Achte nur darauf, dass eine Kassensturz-Fähigkeit besteht.
Wie stelle ich auf TSE-Registrierkassen um?
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Das Fristende naht! Stelle vorher auf ein Kassensystem mit einer TSE um!