Technische Sicherheitseinrichtung (TSE)
Überall, wo mit Bargeld gezahlt wird, ist ein gewisses Maß an Sicherheit erforderlich. Das gilt nicht nur in Sachen Diebstahlschutz, sondern auch für den Schutz vor Manipulation, Fälschung und äußeren Eingriffen. Deshalb schrieb auch das Finanzamt vor, dass ab 2020 mit einer technischen Sicherheitseinrichtung (Abgekürzt: TSE) kassiert werden muss. Alles was Du darüber wissen musst, erfährst Du in diesem Artikel.
Was ist eine technische Sicherheitseinrichtung (TSE)?
Eine technische Sicherheitseinrichtung dient dazu, dass Kassensysteme nicht im Nachhinein abgeändert oder manipuliert werden können. Die relevante gesetzliche Grundlage hierzu ist in der Kassensicherungsverordnung (KassenSichV) zu finden.
Im Grunde funktioniert die TSE nach einem einfachen Prinzip. Alle relevanten Daten landen in einer Art digitalem Behälter und werden in ihm gespeichert und geschützt aufbewahrt. Einmal hineingegeben, können sie nachträglich nicht mehr abgeändert oder auf eine andere Weise beeinflusst werden. Damit möchte der Gesetzgeber vor allem Betrugsfälle vermeiden, die in der Vergangenheit häufiger vorgekommen sind. Aus diesem Grund muss eine Kassensoftware seit 2020 über eine angeschlossene TSE verfügen, um finanzamtkonform zu sein.
Es gibt grundsätzlich verschiedene Optionen, um eine TSE zu implementieren. Die gängigsten dürften wohl eine TSE-Cloud oder eine TSE-Hardware sein, also etwa ein spezieller USB-Stick oder eine SD-Karte, die an die Kasse angeschlossen werden kann.
Warum musst Du als Kunde eine TSE anschließen?
Technische Sicherheitseinrichtungen betreffen nicht nur Gastronomen, sondern grundsätzlich alle Betriebe, in denen Kassensysteme eingesetzt werden. Dazu zählen also auch Bäckereien, Getränkemärkte, Bioläden, Kioske, Spielwarenläden, Friseure, Sportartikel- oder Elektronikverkäufer, Kosmetikstudios, Bekleidungs-, Lebensmittel- oder E-Zigarettengeschäfte und viele weitere Ladenkonzepte.
Wenn also auch Du ein Kassensystem besitzt oder Bargeldzahlungen annimmst, dann ist dieses Thema auch für Dich relevant.
Das Gesetz sieht vor, dass Kassenbetreiber eine technische Sicherheitseinrichtung implementieren müssen. Die Grundlage hierzu befindet sich in der Kassensicherungsverordnung (KassenSichV) und trat erstmalig im Januar 2020 in Kraft.
Hintergrund dieser Regelung ist also, dass alle Zahlungsströme erfasst werden sollen, um Betrugsfälle zu vermeiden.
Welche Verbindung hat die TSE mit der Kasse?
Technische Sicherheitseinrichtungen sind also notwendig und können nicht gefälscht werden. Soweit so gut. Doch welche Verbindung haben sie eigentlich mit der Kasse?
Hier gibt es grundsätzlich verschiedene Optionen, die allesamt zulässig sind, solange sie ihren Zweck erfüllen. Die TSE kann entweder über die Cloud oder über eine spezielle Hardware mit der Kasse verbunden werden. Dabei spielt es übrigens keine Rolle, über welche Methode der Kassiervorgang erfolgt. Ob nun ein Barcodescanner zum Einsatz kommt oder ob die Bestellungen per Touchscreen eingetippt werden, ist dabei nebensächlich. Auch die Option, ob bestimmte Warengruppen oder Artikel angelegt werden, ist zunächst völlig irrelevant. Was zählt, ist einzig und allein die Einzelaufzeichnungspflicht, die der Gesetzgeber vorschreibt.
Tipp: Ob Du einzelaufzeichnungspflichtig bist, kannst Du bei Deinem Steuerberater erfahren. Oftmals reicht eine Anfrage aus, um alle notwendigen Informationen zu erhalten.
Wie genau funktioniert die TSE? (Weg der Daten)
Um die TSE genau zu erklären, muss man sich tiefer mit der Materie befassen. Im Grunde sendet die Kasse immer dann ein Signal an die technische Sicherheitseinrichtung, wenn ein Bon generiert werden soll. Anschließend erzeugt die TSE eine digitale Signatur und sendet sie zurück an die Kasse, sodass die Signatur auf dem Beleg abgebildet werden kann. Das Ganze kann nicht abgebrochen oder umgangen werden: Sobald der Druck eines Kassenbons zwischendrin abgebrochen wird, erzeugt die TSE automatisch einen Abbruch-Beleg und speichert diesen ab. Dadurch wird die Kasse vor Manipulationen geschützt.
Bei der Cloud-Lösung dagegen werden ständig Daten zwischen der Kasse und der technischen Sicherheitseinrichtung ausgetauscht. Aus diesem Grund ist hier auch eine stabile Internetverbindung zwingend erforderlich. Viele Kassenbesitzer bevorzugen daher eine TSE in der USB-Stick-Variante, da sie alle nötigen Anforderungen abdeckt und leicht installiert werden kann. Einen solchen USB-Stick kannst Du zum Beispiel bei GastroSoft bestellen. Bitte beachte hierzu, dass Du ebenfalls unsere TSE-Software Komponente erworben hast.
Was hat man als Kassenbetreiber zu tun?
Als Kassenbetreiber bleibt Dir in Deutschland keine andere Wahl, als eine technische Sicherheitseinrichtung zu integrieren.
Wir raten in jedem Fall dazu, auf vertraute und geprüfte Software zu setzen, da Du dadurch eine Menge Kosten, Zeit, Mühe und Nerven einsparen kannst. Denn auch hier zeigt das Finanzamt keine Gnade. Selbstentwickelte („Do-It-Yourself“-)Lösungen können ziemlich schnell teuer werden und unter Umständen kann es hierbei sogar zu hohen Strafen kommen. Die Wahl sollte daher auf ein geprüftes und rechtssicheres System fallen, welches vom Gesetzgeber akzeptiert wird. Der TSE-USB Stick von SwissBit bietet aus unserer Sicht die beste Alternative.
Bei GastroSoft erhältst Du alles aus einer Hand, was für den erfolgreichen Betrieb Deines Kassensystems benötigt wird. Von der Erstellung von Signaturen, der Nichtbeanstandungsregelung und der Belegausgabepflicht, einer zertifizierten und sicheren Erfassung der Daten bis hin zum rechtssicheren Austausch von Belegen mit dem Finanzamt.
Außerdem empfehlen wir eine umfassende Beratung mit einem Fachmann, denn dieser kann Dir all Deine Fragen beantworten. Zahlreiche Kassenbetreiber vertrauen bereits auf GastroSoft, denn hier stehst Du im direktem Kontakt zu Experten und kannst all Deine Fragen stellen.
Fazit
Seit dem Jahre 2020 ist es also notwendig, auf technische Sicherheitseinrichtungen zu setzen. Doch obwohl das Thema im Detail sehr umfangreich und komplex ist, kannst Du bei Deiner Kasse einfach eine TSE implementieren. Wir empfehlen Dir eine umfassende Beratung bei einem unserer Spezialisten, denn zumindest einmal solltest Du Dir eine Checkliste vor Augen führen, was eine rechtssichere Kasse alles aufweisen sollte. Das Team von GastroSoft hilft dir gerne weiter. Damit Du bestens gerüstet und für alle möglichen Eventualitäten vorbereitet bist.
Wir freuen uns auf Dich!