Offene Ladenkasse führen: Alles was Du wissen musst!
Trotz Digitalisierung setzen viele Gastronomen und Einzelhändler lieber auf eine offene Ladenkasse als auf ein digitales Kassensystem. Diese sind einfach zu handhaben, stellen aber hohe Anforderungen an die Buchhaltung. So müssen die Tageseinnahmen und Barentnahmen täglich in einem Kassenbuch festgehalten werden, damit das Finanzamt den Kassenbestand jederzeit nachvollziehen kann. In diesem Blogbeitrag erklären wir Dir, worauf es beim Führen einer offenen Ladenkasse ankommt.
1. Was ist eine offene Ladenkasse?
Eine offene Ladenkasse ist eine schlichte Bargeldkasse ohne jegliche technische Ausstattung. Dabei werden die Tageseinnahmen eines Geschäftstages in einem Fach, einer Geldkassette oder einem anderen Behältnis aufbewahrt.
2. Wie funktionieren offene Ladenkassen?
Offene Ladenkassen arbeiten ohne Technik. Deshalb müssen alle Tageseinnahmen und Barentnahmen in einem separaten Kassenbuch schriftlich festgehalten werden. Da es in Deutschland keine Pflicht zur Nutzung einer Registrierkasse gibt, kann grundsätzlich jedes kleine und große Unternehmen auf eine manuelle Kassenführung zurückgreifen.
Im Gegensatz zu elektronischen Kassensystemen birgt die manuelle Kassenführung jedoch Tücken, denn alle täglichen Einnahmen und Ausgaben müssen schriftlich in einem Kassenbuch festgehalten werden. Eine Einzelaufzeichnungspflicht für kleinere Beträge besteht nicht. Das heißt, einzelne Beträge müssen nicht unbedingt aufgezeichnet werden.
3. Wie wird eine offene Ladenkasse richtig geführt?
Auch wenn bei einer offenen Ladenkasse keine kleinen Einzelbeträge aufgezeichnet werden müssen, unterliegen Einzelhändler und Gastronomen, die ein manuelles Kassenbuch führen, dennoch der Aufzeichnungspflicht. Hier werden nicht nur die Tageseinnahmen, sondern auch die Barausgaben schriftlich festgehalten. Kassenbons sind nicht vorgeschrieben, auf Wunsch der Kunden muss aber eine Quittung ausgestellt werden.
Wichtig ist, dass der Sollbestand des Kassenbuches nach Geschäftsschluss mit dem Istbestand in der Kasse übereinstimmt und auch für Dritte jederzeit nachvollziehbar ist, zum Beispiel bei einer Betriebsprüfung (Kassennachschau) durch das Finanzamt. Bei einer möglichen Betriebsprüfung spricht man auch von der sogenannten "Kassensturzfähigkeit".
Alle Ausgaben und Einnahmen müssen täglich mit entsprechenden Eigenbelegen dokumentiert werden. Jeder einzelne Kassenbericht ist lückenlos und in chronologischer Reihenfolge in einem Kassenbuch abzuheften.
Was gehört zum Kassenbericht?
Jeden Tag müssen Einzelhändler und Gastronomen ihrer Kassenführung einen Kassenbericht hinzufügen. In diesem Kassenbericht sollten sämtliche Einnahmen und Ausgaben des Tages enthalten sein.
Hierzu gehören:
- alle Barausgaben, beispielsweise für Waren oder andere Betriebsausgaben
- private Barentnahmen
- sonstige Ausgaben
- der Kassenbestand des Vortages
- alle Bareinlagen des Tages
- sonstige Einnahmen
- der aktuelle Kassenbestand
Offene Ladenkasse führen – am besten mit Zählprotokoll
Ein Zählprotokoll ist bei der Nutzung eines offenen Kassensystems zwar nicht verpflichtend, kann aber bei der Kassenführung trotzdem hilfreich sein. In diesem Zählprotokoll wird die genaue Anzahl von Geldscheinen und Münzen übersichtlich aufgelistet und mit dem aktuellen Tagesbestand der Tageseinnahmen abgezeichnet.
4. Was sind die Vorteile einer offenen Ladenkasse?
Eine offene Ladenkasse hat einige Vorteile – vor allem im Hinblick auf die Anschaffungskosten. Eine manuelle Kasse ist sehr preiswert und erfordert keine besonderen Grundkenntnisse in der Bedienung. Ein Computer ist zum Führen einer offenen Ladenkasse ebenso wenig erforderlich wie ein Stromanschluss. Das Bargeld kann in einem separaten Behältnis aufbewahrt werden und ist somit jederzeit sichtbar und zählbar.
Die Vorteile in Kürze:
- keine besonderen Grundkenntnisse erforderlich
- Bargeld immer sicht- und zählbar
- keine entstehenden Kosten
5. Welche Nachteile hat die manuelle Kassenführung?
Neben den Vorteilen hat die offene Ladenkasse auch einige Nachteile. Einer der größten Nachteile ist die Aufbewahrung des Bargeldes, das in nicht abschließbaren Behältnissen nicht vor Diebstahl geschützt ist. Hinzu kommt der bürokratische Aufwand, der mit der Führung einer offenen Ladenkasse verbunden ist. So müssen zum Beispiel Quittungen manuell erstellt werden. Dies gilt auch für die Kassenführung nach Geschäftsschluss, die nicht nur höchste Sorgfalt, sondern auch viel Zeit erfordert und ein hohes Fehlerrisiko birgt. Auch sind Restaurants und Geschäfte mit offenen Ladenkassen häufiger von einer Kassennachschau durch das Finanzamt betroffen.
Die Nachteile in Kürze:
- kein Diebstahlschutz
- hoher Aufwand
- händische Erstellung von Quittungen
- hohe Fehlerquote bei Kassenbuchführung
- höheres Risiko einer Kassennachschau
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6. Welche Vorschriften sind mit offenen Ladenkassen verbunden?
Grundsätzlich gewährt der Staat bei der Führung einer offenen Ladenkasse viele Freiheiten. Es gibt aber auch einige Vorschriften. So ist der Kassenbestand möglichst täglich – am besten nach Geschäftsschluss – zu erfassen. Die einzelnen Kassenberichte müssen in chronologischer Reihenfolge mit den dazugehörigen Belegen über Ausgaben und Barentnahmen aufbewahrt werden, um die Kassenführung bei einer Betriebsprüfung nachvollziehen zu können. Die Berichte sind übrigens handschriftlich zu führen. Excel-Tabellen sind bei der Verwendung einer offenen Ladenkasse nicht zulässig, da sie nachträglich geändert werden können.
Darauf solltest Du bei einer offenen Ladenkasse achten
Bei der Führung einer manuellen Ladenkasse gibt es einige Fallstricke, die bei einer eventuellen Kassennachschau durch das Finanzamt zum Problem werden können. Dazu gehören zum Beispiel Lücken im Kassenbuch, wenn der Kassenbestand nicht täglich erfasst wird oder fehlerhafte beziehungsweise fehlende Eintragungen enthält, sodass Soll- und Istbestand der Kasse nicht übereinstimmen.
Auch auf die Form des Kassenberichts ist zu achten. Dieser sollte immer retrograd aufgebaut sein. Retrograd bedeutet, dass bei der Erstellung des Tageskassenberichts mit dem Kassenbestand nach Geschäftsschluss begonnen wird. Der progressive Kassenbericht hingegen beginnt mit dem Kassenbestand des Vortages. Letzteres ist jedoch bei manueller Kassenführung nicht zulässig.
7. Offene Ladenkasse oder elektronisches Kassensystem: Was ist besser?
Viele Einzelhändler und Gastronomen schrecken vor der Anschaffung eines elektronischen Kassensystems zurück und bevorzugen nach wie vor die offene Ladenkasse. Dabei bieten elektronische Kassensysteme viele Vorteile, die wir Dir nicht verschweigen wollen. Der erste Kritikpunkt ist oft der Preis, den die Geräte aber durch viele hilfreiche Funktionen wieder wettmachen. Zudem amortisieren sich die Anschaffungskosten in kürzester Zeit, wenn man den geringen bürokratischen Aufwand gegenrechnet.
Der größte Vorteil elektronischer Kassensysteme ist zweifellos der geringe Zeitaufwand, da die Zahlungseingänge und -ausgänge in chronologischer Reihenfolge erfasst und automatisch verbucht werden. Für die Kassenführung ist dies sicherlich ein großer Vorteil, da die Buchungen lückenlos sind und mögliche Fehler vermieden werden.
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Fazit: Eine offene Ladenkasse hat Vorteile, aber auch Nachteile
Viele Gastronomen und Einzelhändler halten noch an der offenen Ladenkasse fest – andere nutzen bereits die vielen Vorteile eines elektronischen Kassensystems. Manuelle Kassen sind zwar in puncto Kosten zweifelsfrei die günstigere Wahl, aber sie sind nicht fehlerfrei. Elektronische Kassensysteme hingegen vereinfachen die Kassenführung enorm und können bei Bedarf mit zusätzlicher Hard- und Software erweitert werden.
Wie Du Dich auch entscheidest - wir wünschen Dir und Deinem Team viel Erfolg mit der Kassenführung!
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