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KassenSichV 2020: Das musst Du wirklich wissen.

GS-Finanzamtkonform

Was ist das Gesetz „Gesetz zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen“

Der Fiskus wird immer strenger mit Gastronomen und Einzelhändlern und allen, die kassieren. Es geht um geschätzte zehn Milliarden, die dem Fiskus jedes Jahr durch Kassenmanipulationen verloren gehen. Das wären immerhin 1,1 Millionen pro Stunde. Wir wissen nicht, woher der Bund diese Zahlen nimmt, aber es ist verständlich, dass man so einem Betrag hinterher forschen möchte.

Die Digitalisierung schafft dafür ganz neue Möglichkeiten der Transparenz und damit auch der Kontrolle. Das möchte sich das Finanzamt zu Nutze machen, obwohl es ansonsten eher wenig technikfreundlich ist.

Warum gibt es die Kassen-Sicherungsverordnung (KassenSichV)?

Eine Verordnung ist immer eine praxisnahe Anleitung, die erklären soll (!), wie Gesetze in die Tat umzusetzen sind. Gäbe es keine Verordnungen, wären Gesetze nicht nur Wälzer, sondern ganze Telefonbücher.

Die Kassen-Sicherungsverordnung (KassenSichV) ist also das „Handbuch“ der Finanzverwaltung analog zum „Gesetz zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen“, das im Detail vorschreibt, wie gesetzeskonform zu handeln ist. Darum ist es letztlich für Dich und uns wichtiger als das Gesetz, welches es verursacht hat.

KassenSichV: Was bisher geschah

Die ersten Maßnahmen dieses Gesetzes beziehungsweise der neuen Verordnung sind schon geschehen und Dir sicher nicht entgangen:

  • Geschäftsvorfälle müssen laufend erfasst und aufbewahrt werden, so dass jeder Vorfall konkret nachvollzogen werden kann.
  • Seit Anfang 2018 darf das Finanzamt im Wege der Kassen-Nachschau „zeitnah“ (also: am gleichen Tag) die Ordnungsmäßigkeit der Kassenführung und der zugrunde liegenden Prozesse überprüfen.

Das geht der Finanzverwaltung noch nicht weit genug. Man möchte mehr Kontrolle darüber gewinnen, wie Du Deine Kasse führst und zwar mit einer „Zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung“.

Auch diese Regelung fand sich schon im „Gesetz zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen“, allerdings gilt diese Vorschrift erst ab dem 01.01.2020 – also schon bald.

Was ist die Kassensicherungsverordnung (KassenSichV?)

In Folge des Gesetzes zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen hat das Finanzamt sich die Frage gestellt: „Wie können wir jede denkbare Lücke schließen, die Manipulationen ermöglicht?“.

Das Ergebnis ist die Kassensicherungsverordnung (KassenSichV)? Sie regelt im Detail, wie das Gesetz in die Praxis umzusetzen ist.

Dazu hat man sich folgende Vorschriften beziehungsweise Pflichten überlegt:

  1. Einführung einer „Technischen Sicherheitseinrichtung für elektronische Kassen“.
  2. Datenübermittlung an das Finanzamt über eine einheitliche Schnittstelle
  3. Zu jedem Geschäftsvorfall muss ein Beleg ausgestellt und ausgehändigt werden (Belegausgabepflicht).
  4. Elektronische Kassen müssen dem Finanzamt gemeldet werden.

Was ist die technische Sicherheitseinrichtung?

Das kann die KassenSichV momentan selbst noch nicht so richtig beantworten. Die Antwort, wie man das Ganze in die Tat umsetzt, wurde dem „Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik“ überlassen, dem BSI. Das BSI soll die technischen Kriterien bestimmen, wie die Umsetzung der KassenSichV technisch funktionieren soll und entsprechende Einrichtungen zertifizieren.

Das BSI hat dann allerdings bis Mitte 2018 (also bis vor wenigen Monaten!) gebraucht, um festzulegen, welche Richtlinien zur Anwendung kommen sollen, so dass die Hersteller dieser technischen Sicherheitseinrichtungen bis zu diesem Zeitpunkt nicht wussten, was es umzusetzen gilt.

So bleibt uns allen nur ein knappes Jahr Zeit, um an eine Sicherheitseinrichtung zu kommen und sie Dir zugänglich zu machen. Das ist nicht einfach, denn…

Woraus besteht die technische Sicherheitseinrichtung?

Immerhin ist man sich darüber einig, welche Bestandteile die Sicherheitseinrichtung beinhalten soll. Eine Sicherheitseinrichtung besteht aus drei Komponenten:

  • Dem Sicherheitsmodul,
  • einem Speichermedium und einer
  • „Einheitlichen digitalen Schnittstelle“.

Was ist das Sicherheitsmodul?

Das Sicherheitsmodul ist im Grunde so etwas wie die „Black Box“ im Flugzeug. Eigentlich ist es – wertfrei gesagt – ein „Überwachungsmodul“. Es protokolliert die getätigte Kasseneingabe. So kann das Finanzamt die Bewegungen nachvollziehen, auch jeden Storno.

Seit über einhundert Jahren lernen Buchhalter die „Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung“ (kurz: GoBD). Da heißt es „Es wird durchgestrichen, nicht radiert“. Fehler und Stornos dürfen natürlich vorkommen, aber man muss sie jederzeit mühelos nachvollziehen können.

Das Sicherheitsmodul tut genau das. Der ursprüngliche Plan der Regierung war es, so ein Modul selbst zu entwickeln und seine Nutzung vorzuschreiben.

So etwas gab es nämlich schon seit 2012 - unter dem Namen INSIKA (INtegrierte SIcherheitslösung für messwertverarbeitende Kassensysteme). Damit werden beispielsweise auch Taxameter überwacht.

So würde - wie beispielsweise auch beim ELSTER-Portal – die Finanzverwaltung sicherstellen, dass man ihre eigene Technologie einsetzt und alle wären auf der sicheren Seite.

Was ist das Problem mit dem Sicherheitsmodul?

INSIKA ist gut, allerdings gibt es einige Kritik, da sie nicht alle Richtlinien der KassenSichV erfüllt. Daher muss an INSIKA noch gearbeitet werden, damit sie zertifiziert wird. Ob das gelingen wird, ist momentan noch unklar.

Darum hat die Politik die Aufgabe parallel an den freien Markt weitergegeben. Findige Entwickler sollten Sicherheitsmodule entwickeln und dem BSI zur Zertifizierung vorlegen.

Software-Entwickler wie GastroSoft sollen dann solche Sicherheitsmodule von einem zertifizierten Anbieter kaufen oder selbst entwickeln und zertifizieren lassen.

Momentan gerüchtet aber, dass bisher niemand ein taugliches Sicherheitsmodul beim BSI eingereicht hat und wir in Deutschland Stand heute über keine zertifizierte Sicherheitseinrichtung verfügen.

Wie komme ich an ein Sicherheitsmodul?

Du ahnst richtig: Im Moment gar nicht. Es gibt noch kein fertiges Sicherheitsmodul, das wir oder Du kaufen und nutzen können.

Darum ist es gut möglich, dass die Regierung oder das BSI noch neue Informationen veröffentlichen wird.

Aber wir lassen Dich nicht ohne eine Lösung:

Wir sind Mitglied und im ständigen Kontakt mit dem DFKA, dem „Deutschen Fachverband für Kassen- und Abrechnungssystemtechnik im bargeld- und bargeldlosen Zahlungsverkehr e.V.“ Dieser Verband vertritt Deine und unsere Interessen gegenüber der Politik, der Verwaltung und der Öffentlichkeit.

Der DFKA betreibt ebenfalls Arbeitsgruppen, die mit den entscheidenden Stellen im Dialog über die Zukunft von INSIKA berät und sich konstruktiv einbringt.

Der DKFA kümmert sich momentan um nichts anderes, als die offenen Fragen in Bezug auf die KassenSichV und die technische Sicherheitseinrichtung zu klären. Wir wiederum sind im Kontakt mit dem DFKA und wissen natürlich, was wann wichtig ist. Natürlich teilen wir dieses Wissen gern mit Dir.

Was ist die „einheitliche digitale Schnittstelle“

Das ist eigentlich relativ einfach: Es soll ein Standard-Dateiformat geschaffen werden, in dem die Kassendateien sicher und manipulationsfrei an das Finanzamt übertragen werden können, im Grunde so wie ELSTER.

Das ist tatsächlich eine schlichte bürokratische Erleichterung, wie in jeder Buchhaltungssoftware längst enthalten ist – und auch technisch kein Problem.

Wie kommt Deine Kasse an eine einheitliche Schnittstelle?

Hier wurde zwischenzeitlich ein Datenstandard festgelegt, den wir momentan einbauen. In einem entsprechenden Erlass hat der BMF die Einbindung der Taxonomie des DFKA festgeschrieben.

Ob alle Hersteller bis zum 1.1.2020 die einheitliche Schnittstelle mit der Taxonomie umsetzen werden wissen wir natürlich nicht, aber bei GastroSoft bist Du als Kunde für 2020 bestens abgesichert. Wir arbeiten mit Hochdruck an der Umsetzung.

Was ist das „Speichermedium“?

Deine Kassendaten müssen auf einem Medium (Eine Festplatt oder ein USB-Stick) gespeichert werden, das nicht im Nachhinein verändert werden kann. Das bedeutet beispielsweise, dass die Daten verschlüsselt abgelegt werden, so dass niemand die Datei vor der Weitergabe an das Finanzamt manipulieren kann oder dass jede Datei nur einmal geschrieben werden kann und eine weitere Speicherung technisch unmöglich gemacht wird.

Auch hier weiß niemand, wann es Standards geben wird. Es liegt nahe, dass dieses Speichermedium zusammen mit dem Sicherheitsmodul als Hardware zur Verfügung stehen wird, aber streng genommen weiß man auch das heute nicht.

Wie kann ich die technische Sicherheitseinrichtung für meine Kasse bekommen?

Momentan wird sich niemand finden, der seriös eine Sicherheitseinrichtung anbieten kann. Einige Kassenhersteller kündigen an, sie würden den INSIKA-Standard in ihre Geräte einbauen, allerdings kann das später auch umsonst gewesen sein, wenn INSIKA doch nicht zugelassen wird.

Weil wir bei GastroSoft so flexibel sind, warten wir die Entwicklung gelassen, aber aufmerksam ab. Das ist auch unser Rat an Dich.

Folgende Szenarien sind am wahrscheinlichsten:

  1. Es wird kurzfristig ein Standard vom BSI ernannt, der tauglich ist, die KassenSichV zu erfüllen. Dann werden wir diese Software, die Schnittstelle und die Kommunikation mit dem Speichermedium binnen kurzer Zeit in GastroSoft integrieren und es Dir zur Verfügung stellen.
  2. Das BSI entscheidet sich doch für INSIKA und benennt eine Übergangsfrist, bis zu der das BSI INSIKA nachbessern muss. Dann werden wir INSIKA in unsere Software einbinden.
  3. Man erkennt die momentane Ausweglosigkeit der Situation und verschiebt die Frist gänzlich, bis Szenario 1 eintritt. Das wäre aus unserer Sicht das Vernünftigste und derzeit auch das Wahrscheinlichste.

Übrigens haben unsere österreichischen Nachbarn das Gleiche hinter sich: Auch hier wurde man sich nicht über Standards einig, stolperte von einem Problem in das nächste und Verschob die Frist zur Einführung der technischen Sicherheitseinrichtung wieder und wieder.

Warum bin ich als GastroSoft-Nutzer auf der sicheren Seite?

Wir als Softwareschmiede sind in einer relativ komfortablen Position, weil wir nur die wie auch immer geartete Lösung in unsere Software einbauen müssen – das gehört für unsere Entwickler zum kleinen Einmaleins und ist wegen der übersichtlichen Architektur unserer Software leichter als bei anderen Anbietern. Darum müssen sich GastroSoft-Nutzer keine Sorgen um Gesetzeskonformität machen: Was immer die Zukunft bringen wird: GastroSoft wird sie beherrschen.

Muss ich wegen der KassenSichV eine neue Kasse anschaffen?

Ja und nein. Sollte Deine Kasse technisch nicht nachrüstbar sein, darfst Du sie noch bis Ende 2022 nutzen. Bis dahin sind sicherlich auch alle anderen Fragen zur technischen Sicherheitseinrichtung geklärt.

Dann aber bist Du verpflichtet, Deine Kasse auszutauschen.

Wenn es Deine Kasse ermöglicht, eine Sicherheitseinrichtung nachzurüsten, muss dies ebenfalls bis zum 31.12.2019 passiert sein.

Ich habe noch gar keine Kasse oder möchte eine anschaffen. Worauf muss ich achten?

Du wirst momentan noch keine Kasse bekommen, die eine zertifizierte Sicherheitseinrichtung mitbringt. Alle namhaften Hersteller garantieren Dir aber jetzt schon – schon aus Eigeninteresse – dass sie die Sicherheitseinrichtung nachliefern, sobald sie erhältlich ist.

Wie erfülle ich die Belegausgabepflicht?

„Wollen Sie den Bon?“ ist eine Frage, die ab 2020 der Vergangenheit angehören wird. Der Bon ist in jedem Fall zu drucken und dem Kunden auszuhändigen. Damit will man vor allem verhindern, dass Verkäufe im Nachgang storniert werden können.

Zwar kann man beim Finanzamt eine Ausnahmeregelung beantragen, diese wir aber nur vergeben, wenn eine Vielzahl kleiner Produkte an eine Reihe unbekannter Personen verkauft werden, hier wären Kiosks, Bäckereien oder Imbissbetriebe ein gutes Beispiel, doch eine offizielle Liste der in Frage kommenden Betriebsarten gibt es bislang nicht. Insofern ist auch unklar, wie mit regulären Gaststätten verfahren wird.

Was hat es mit der Kassenmeldepflicht auf sich?

Deine Kassensysteme müssen ab dem Jahr 2020 dem Finanzamt künftig ebenso gemeldet werden. Wenn Du nach 2020 neue Kassen anschaffst, hast Du einen Monat Zeit, sie Deinem Zuständigen Finanzamt zu melden.

Die Kassen, die zum Jahreswechsel nach 2020 in Betrieb sind, müssen am 31.01.2020 beim Finanzamt gemeldet sein. Wenn Du also schon Ende 2019 Deine Kassen meldest, bist Du in jedem Fall auf der sicheren Seite.

Wie sehr sollte ich mich wegen der KassenSichV sorgen?

Du kannst als Unternehmer relativ entspannt bleiben, solange Du dafür sorgst, dass Du zeitnah informiert bist, was die Zukunft bringt. Damit Du das einfach sicherstellen kannst, haben wir unseren KassenSichV-Ticker, zu dem Du Dich kostenlos anmelden kannst. So weißt Du jederzeit, was es Neues vom BSI, der Sicherheitseinrichtung und natürlich von GastroSoft gibt.

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Wann immer es neue Entwicklungen gibt, informieren wir unseren Kunden – und auch Dich – sofort über den aktuellen Stand. Melde Dich einfach kostenlos an und sichere Dir damit, dass Du immer weißt, was Du zur wichtigen 2020-Frist wissen musst.