Kassen-Nachschau: Wenn der Finanzbeamte gar nicht klingelt

Unangekündigte Besuche? Dürfen die denn das?

Wenn an einem Paragraphen ein Buchstabe hintendran steht, wissen wir, dass er erst später ins Gesetz aufgenommen wurde. So einer ist der 146b AO (Abgabenordnung). Er wurde 2016 eingefügt und betrifft die sogenannte Kassen-Nachschau. Die Kernaussagen:

• Finanzbeamte dürfen unangekündigt während der regulären Geschäftszeiten Deine Geschäftsräume betreten, um Deine Kasse und deren korrekte Benutzung zu überprüfen.
• Du musst Aufzeichnungen, Bücher und die für die Kassenführung relevanten Unterlagen herausgeben.
• Sollten sich bei der Kassennachschau Verdachtsmomente ergeben, darf sofort in eine Außenprüfung übergegangen werden. Immerhin: Das bedeutet im Umkehrschluss, dass die Kassennachschau selbst keine Außenprüfung ist.

Sinn der Sache:

Bei einer regulär angekündigten Betriebsprüfung kann kurz vor Prüfungsbeginn die Kassenbuchführung frisiert werden. Die Finanzverwaltung möchte allerdings, dass Kassen zeitnah, also jeden Tag korrekt und vollständig geführt werden.

Außerdem kann durch eine unangekündigte Prüfung auch ermittelt werden, ob eine weitergehende Prüfung überhaupt lohnt. Durch eine mustergültige Kassenführung kann man hier unter Umständen punkten und die schlafenden Hunde schlafen lassen.

Was und wen schauen sich die Finanzbeamten an?

Wenn Du deine Kasse GoBD-konform führst, hast Du dabei im Grunde nichts zu befürchten. Überprüft werden bei so einem spontanen Besuch nur

• die Kassenführung,
• die Kassenaufzeichnungen und
• deren ordnungsgemäße Übernahme in die Buchführung

Generell macht das Gesetz selbstverständlich keinen Unterschied zwischen verschiedenen Betrieben oder Branchen. Trotzdem liegt es nahe, dass insbesondere bargeldintensive Geschäfte unter die Lupe genommen werden.

Dabei sind neben Apotheken, Bäckereien, dem Einzelhandel oder Friseuren die Gastronomie besonders im Fokus: Restaurants, Imbissbuden und Eisdielen. Insbesondere letztere hatten es in der Vergangenheit leichter, ihre Kassen zu manipulieren.

Habe ich die Kassen-Nachschau provoziert?

In der Regel vermutlich nicht. Doch auch Deine E Bilanzen, die Du oder Dein Steuerberater digital einreichst, können maschinell auf inhaltliche oder auch statistische Merkwürdigkeiten überprüft werden.

Sollte es bei einer regulären Betriebsprüfung in der Vergangenheit zu Ungereimtheiten in Deiner Kasse gekommen sein, bist Du möglicherweise ein Kandidat, den man sich noch einmal ansieht.

Soweit wir informiert sind, werden die Kassen-Nachschauen in der Zukunft deutlich häufiger durchgeführt werden.

Wie läuft die Kassen-Nachschau genau ab?

Zunächst einmal kann es passieren, dass Du den Anfang der Aktion überhaupt nicht mitbekommst. Es ist den Finanzbehörden nämlich gestattet, Dich und Deine Mitarbeiter in Deinem Geschäft zu beobachten und zu ermitteln, wie mit Bargeld bzw. der Kasse überhaupt umgegangen wird. Sogar Testkäufe sind erlaubt. Ein Prüfer darf sich als argloser Kunde ausgeben, um zu schauen, wie Bargeld in Deinem Betrieb behandelt wird.

Ob mit oder ohne Beobachtung, irgendwann wird sich der Finanzbeamte zu erkennen geben und Dir mitteilen, dass es sich um eine unangekündigte Kassennachschau handelt.

Der Mitarbeiter des Finanzamtes wir Dir jetzt einen Dienstausweis und einen Prüfungsanordnung zeigen. Diese erlauben ihm, Deine Kassensysteme zu prüfen. Ganz gleich ob Barkassen, Schubladenkassen oder Geldkassetten.

Dazu musst Du als Chef oder Unternehmer überhaupt nicht anwesend sein. Leider können sich Deine Mitarbeiter darauf auch nicht herausreden. Sie müssen vielmehr in der Lage sein, mit diesem Vorfall umzugehen.

Die drei Toptipps:

• Am besten benennst Du demnächst einen Mitarbeiter, der alle Vorgänge kennt und Auskunft geben kann, wenn der Fall der Fälle eintritt.
• Sicherlich nicht ganz preiswert, aber das Beste ist, wenn dein Steuerberater kurzfristig auf einen Sprung vorbeischauen kann, und sich des Prüfers persönlich annimmt.
• Wenn Du GastroSoft verwendest, melde Dich - natürlich, bevor der Prüfer in der Tür steht – bei uns. Wir helfen Dir und erklären dir Schritt für Schritt, wie Du bei einer solchen Prüfung die Nase vorn behältst.

Bei elektronischen Kassensystemen darf der Prüfer neben den Kassendaten auch die tatsächlichen Bargeldbestände mit den Aufzeichnungen abgleichen (Kassensturz). Der gezählte Kassenbestand muss mit dem buchmäßigen Bestand des Kassenbuches übereinstimmen.

Außerdem wird der Prüfer sich die im Kassensystem aufgezeichneten Daten digital kopieren wollen, um sie in seinem System automatisiert auszuwerten. Er überprüft diese Daten dann auf Vollständigkeit und prüft, ob Lücken oder ungewöhnliche Buchungen festzustellen sind. Außerdem prüft die Software des Finanzamtes auch nach statistischen Algorithmen auf Unstimmigkeiten oder Implausibilitäten.

Der Prüfer überzeugt sich ebenfalls davon, dass die gebuchten Kassenumsätze auch ihren Weg in die Buchhaltung gefunden haben.

Solltest Du Deine Kassenberichte und die Belege wie die Tagesauszüge oder die Z-Bons nicht im Betrieb aufbewahren, sondern beispielsweise beim Steuerberater oder Zuhause, wird und darf der Prüfer Dich bitten, ihm diese Unterlagen ebenfalls zur Verfügung zu stellen

Was wird bei der Kassen-Nachschau geprüft?

Um auszuschließen, dass regelmäßig Manipulationen an Umsätzen vorgenommen werden, wird der Prüfer folgende Kriterien untersuchen:

• Wurden alle Zahlungsvorgänge über das Kassensystem erfasst?
• Wurden die Umsätze von der Kasse aufgezeichnet und stehen sie in elektronischer Form zur Verfügung?
• Wird das Kassensystem ordnungsgemäß eingesetzt?
• Liegt eine ausreichende Verfahrensdokumentation für den Betrieb (inklusive der Verfahrensdokumentation des Kassensystem) vor?
• Verfügt die Kasse über eine ordnungsgemäße Funktion für den Kassensturz?

Wie geschieht der Kassensturz?

Der Kassenschluss ist die einfachste Momentaufnahme und gibt erste Hinweise, ob alles mit rechten Dingen zugeht. Das funktioniert so:

• Der laufende Geschäftsbetrieb wird kurz unterbrochen, zumindest an der betroffenen Kasse.
• Das Kassenprotokoll des laufenden Tages wird ausgedruckt.
• Ist die Kasse ordentlich geführt, stimmen die Werte überein. Kleinere Differenzen sind nicht zwingend ein Drama, hier muss festgestellt werden, ob es sich um klassische kleinere Wechselgeldfehler oder Ähnliches handelt.

Kassen-Nachschau und deine Software: Das musst Du haben

Damit Du formelle Fehler im Rahmen der Prüfung verhindern kannst, händigen wir Dir folgende Dokumente auf Anfrage aus:

• Verfahrensdokumentation (Kassensystem)
• Programmierprotokoll
• PDF Bedienungsanleitung
• Kassenbuch Dokumentation (falls Kassenbuch Modul erworben wurde)

Eine Verfahrensdokumentation für Deinen Betrieb muss in jedem Fall auch vorliegen und von Dir erstellt werden.

Im Falle einer Nachschau solltest Du diese Dokumente zusammen mit den exportierten Daten auf den USB-Stick des Prüfers kopieren.

Ebenfalls muss der Export der elektronischen Kassendaten gewährleistet sein. In GastroSoft findest Du diese Funktion im Back-Office.

Was passiert nach der Kassen-Nachschau?

Wir hoffen natürlich, dass der Prüfer zu dem Ergebnis kommt, dass Deine Kassenführung ordnungsgemäß ist und keine Mängel festgestellt werden. Dann dürfte die Angelegenheit vermutlich erledigt sein. Mit ein bisschen Glück wird man Dich auch weniger wahrscheinlich zu einer Außenprüfung heranziehen, weil ja die Grundlagen für die korrekte Ermittlung des Umsatzes schon einmal stimmen.

Was bei Mängeln genau passiert, kann man nicht immer mit Bestimmtheit sagen. Vermutlich wird man dir eine Frist setzen, Deine Kassenführung gemäß der GoBD in Ordnung zu bringen.

Sollten gröbere Patzer auftreten oder es augenfällig werden, dass Du Dich um die Angelegenheit noch gar nicht gekümmert hast, kann sehr wahrscheinlich eine richtige Außenprüfung auf Dich zukommen. Man kann es dem Finanzamt auch nicht verübeln, wenn es bei einer lückenhaften Kassenführung noch andere Unstimmigkeiten vermutet.

Das GastroSoft-Fazit: Keine Angst vor der Kassen-Nachschau

Der Fiskus will sich immer stärker gegen illegale Geschäftspraktiken und Bargeschäfte absichern. An der GoBD-konformen Führung einer Kasse bzw. der Nutzung eines entsprechenden Kassensystems wie GastroSoft führt also kein Weg vorbei. Wenn Du also jetzt handelst, tust Du Dir eine Menge Gefallen. In unserem GastroSoft Club sicherst Du dir Folgendes:

• Du bekommst von uns eine prima Beratung und bist auf der sicheren Seite.
• Alle erforderlichen Unterlagen schicken wir dir, sodass dich keine Nachfrage des Prüfers überrascht.
• Du bestimmst jetzt schon einen Verantwortlichen, der weiß, was zu tun ist, wenn Besuch vom Finanzamt kommt.
• Du kannst mit deinem Steuerberater bereits jetzt einen „Plan B“ besprechen, um gerüstet zu sein.
• Bei einem raschen und erfolgreichen Vorlauf der Kassen-Nachschau ersparst Du Dir möglicherweise noch nervigere Außenprüfungen.
• Nicht zuletzt hast Du eine tolle Kassenlösungen: GastroSoft und PosS.