Die GOBD 2017: So führst du Deine Kasse angstfrei!

Mehr Regeln, weniger Missbrauch?

Neue gesetzliche Regelungen bringen oft Unsicherheit. Du möchtest bei der Umsetzung keinen Fehler machen, andererseits sind viele Bestimmungen nicht eindeutig und außerdem versteht man bei vielen Vorschriften sowieso nicht, wozu sie eigentlich da sind.

Die GoBD ist so ein Beispiel. Dieser Begriff bedeutet ausgeschrieben „Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff”.

Diese Vorschriften legen fest, auf welche Art und Weise Du Deine Buchhaltung erledigen und Deine Geschäftsvorfälle aufzeichnen sollst.

Früher waren die sogenannten „Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung“ (GoB) ein durchaus sympathisches Regelwerk, ohne das kein Buchhalter arbeiten konnte. Sie waren quasi die „Erklärung“ zum Handelsgesetzbuch HGB und der Abgabenordnung AO.

Dort ist beispielsweise festgelegt, welche Positionen in Deinem Jahresabschluss enthalten sein müssen, dass Du eine Inventur machen musst und Deine Buchhaltung nicht unverständlich führen darfst.

Ungefähr so wie bei unseren Verkehrsregeln wusste jeder, woran er war und wie er sich zu verhalten hatte.

In den neunziger Jahren kamen dann die „Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme (GoBS)“, die erklärten, wie Finanzdaten in der betrieblichen IT zu speichern sind. Man ging auf die Verwendung von Archivsystemen ein und machte Vorgaben zur sogenannten „Verfahrensdokumentation“, in der Betriebe also festzulegen hatten, wie sie mit Dokumenten und Buchungen umgehen.

2002 erließ man Verwaltungsvorschriften, wie Prüfer auf digitale Unterlagen zugreifen dürfen und sollen - dies hieß GDPdU, die „Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU)“, die nun wiederum durch die GOBD abgelöst wurden, die wir hier thematisieren.

Bei den letzten Reformen dieser Vorschriften ging es zunehmend darum, Missbrauch zu verhindern oder einzuschränken, vor allem natürlich im Umgang mit Bargeld. Man möchte den auch heute noch rasanten Entwicklungen in der Informationstechnologie Rechnung tragen, um Missbrauchsmöglichkeiten weiter einzudämmen.

Die GOBD 2017 sind auf diesem Weg eine weitere und nicht die letzte Etappe. Da es um Bargeld geht, geht es logischerweise auch um Kassen. Und damit geht es auch um Dich und uns.

Ziel der Vorschriften ist es nicht, an Steuerpflichtige wie Dich zu appellieren, doch bitte ehrlich zu sein. Deine Kassensoftware - so natürlich auch GastroSoft – soll so gestrickt sein, dass du sie nicht einmal aus vorsätzlich und mit Gewalt austricksen kannst. Das ist zwar unsere Aufgabe, aber richtig benutzen musst du die Software dennoch.

Musst Du Dich um die GOBD 2017 überhaupt kümmern?

Entscheidend ist die Frage, was für eine Kasse du betreibst. Zuerst einmal das Verblüffendste: Bis heute kann Dich niemand zwingen, eine elektronische Registrierkasse einzusetzen - zumindest noch nicht. Bislang sieht das Bundesministerium der Finanzen eine Registrierkassenpflicht als unverhältnismäßig bzw. unzumutbar an.

Das ist aber auch kein Grund zum Jubeln. Denn die Dokumentationspflichten, die du erfüllen musst, wirst Du tatsächlich mit einer manuellen Kasse in Zukunft immer schwerer hinbekommen. So, wie Du sicherlich auch mit Gewalt die E-Mail mit einem Fax ersetzen könntest. Kann man machen, wird aber schnell lästig.

Außerdem musst Du auch hier lückenlos die Kassenvorgänge dokumentieren. Es kann Dir also passieren, dass der Umgang mit Deiner „offenen Ladenkasse“ (in Abgrenzung zu einem elektronischen Kassensystem) lästiger wird als mit einer Software.

Wir haben von Gerüchten gehört, dass Betriebe ohne elektronische Kassensysteme bevorzugter geprüft würden, weil es hier mehr Möglichkeiten für Betrüge gibt – das wissen wir aber nicht genau und wollen das auch nicht behaupten. Denkbar wäre es.

In jedem Fall solltest du für Deine offene Ladenkasse täglich ein Kassensturz-Protokoll mit Zählliste (Art und Anzahl der Münzen und Scheine) anfertigen, unterzeichnen und aufbewahren.

Solltest du nach wie vor eine offene Ladenkasse betreiben, frag vielleicht noch einmal Deinen Steuerberater, worauf du jetzt im Lichte der neuen GoBD besonders achten solltest.

Was kann dir bei Nichteinhaltung der GOBD passieren?

Es wäre verständlich und menschlich, anzunehmen, dass es sich um eine Bagatelle handelt, wenn man nicht alle Punkte dieser neuen Vorschriften umsetzt. Was soll schon passieren? Ein drohender Zeigefinger, ein bisschen Bußgeld vielleicht, so wie beim Verspätungszuschlag?

Vorsicht, das Spiel funktioniert etwas anders:

Wenn das Finanzamt jetzt Deine Kasse prüft und den Eindruck gewinnt, dass du die nötigen Vorschriften nicht entsprechend umsetzt, dann darf es davon ausgehen, dass Deine Angaben bzw. Umsätze nicht korrekt erfasst sind und dir Einnahmen hinzu schätzen, die Du dann versteuern musst. Da sind dann unschöne Diskussionen programmiert, die kein Mensch braucht.

Darum hat es wirtschaftlich viel Sinn, sich mit dem Thema zu befassen. Aber das tust du ja schließlich gerade.

Wenn schon, denn schon: Registrierkassenpflicht

Solltest du eine digitale bzw. elektronische Kasse betreiben, dann gelten automatisch für Dich auch alle Regelungen der GOBD 2017.

Zentraler Punkt ist, dass das System verunmöglicht, Geschäftsvorfälle zu manipulieren. Alle Eingaben in die Kasse sollen aufgezeichnet, gespeichert und archiviert werden, ebenfalls alle Stornos.

Deine Buchungen, Geschäftsvorfälle und Aufzeichnungen müssen nachprüfbar, korrekt, vollständig, geordnet, zeitnah und nicht veränderbar sein.

Verständlich, dass hier handgeschriebene Zettel kein Platz mehr haben.

Was macht Deine korrekte Kassenführung aus?

Dazu gibt es ein paar einfache Regeln:

1. Kassenbewegungen müssen täglich erfasst werden und nur in Ausnahmefällen nachträglich. Werden Buchungen im Nachhinein getätigt, dann ist das zwar bei den meisten Kassen möglich, wird aber im Regelfall beanstandet und wirft unnötige Fragen auf.
2. Keine Buchung ohne Beleg. Für einen Verkauf erstellt Deine Kasse selbstverständlich den Beleg – also den Kassenbon – automatisch. Für anderweitige Einnahmen oder Ausgaben müssen ebenfalls Belege vorhanden sein.
3. Fortlaufende Nummerierung: So wird sichergestellt, dass es keine Lücken in der Kassenführung gibt.
4. Sollbestand und Istbestand: Der Kassensaldo soll nicht nur auf dem Papier stimmen, er ist auch täglich zu kontrollieren und Differenzen gegebenenfalls sofort zu klären. Tipp: Fast jeder von uns hat schon mal kleine Differenzen kurz vor Feierabend aus der eigenen Tasche ausgeglichen und gut. Die Folge ist aber, dass ein Prüfer dann niemals Differenzen und deren Korrekturbuchungen findet. Das kann irgendwann auffällig wirken.
5. Kein negativer Kassensaldo: Ein klares Alarmzeichen. Wenn der Kassenstand negativ wird, dann kann das heißen, dass Einnahmen nicht richtig verbucht wurden. Das ist für Dich und den Prüfer ein Alarmzeichen.
6. Der tatsächliche Eingriff in die Kasse zählt: Wenn du dir aus Deiner Kasse Auslagen eines anderen Tages erstatten lässt, ist der Tag der Entnahme verbindlich und nicht das Belegdatum.

Dokumentation von Z bis Z

Dreh- und Angelpunkt Deiner ordentlich geführten Kasse ist der Z-Bon. Auf dem Z-Bon wird der tägliche Kassenabschluss ausgedruckt. Er enthält alle Bewegungen des vergangenen Tages. Anschließend wird Dein Kassenbestand wieder auf null gesetzt.

Diese Z-Bons oder Z-Belege müssen lückenlos vorhanden sein und vom System nicht manipulierbar durchnummeriert werden. Sie beinhalten:

• Name des Unternehmens
• Das genaue Datum und die Uhrzeit, zu der der Z-Bon erstellt wurde
• Die Einnahmen des Tages, unterteilt nach Mehrwertsteuersätzen
• Explizite Ausweisung aller Stornierungen

Dieser Z-Bon ist ein einfachstes und wichtiges Hilfsmittel sowohl im Alltag als auch bei einer Prüfung durch das Finanzamt. Ist der Z-Beleg vorhanden, ist es zulässig, die Gesamtsumme dann pauschal in das Kassenbuch zu übernehmen.

Hier unterstützt Dich das GastroSoft Kassenbuch Add-On mit einer vollautomatischen Übernahme des Endbestandes Deines Z-Bons in dein Kassenbuch.

Die Kasse vergisst nichts

Außerdem müssen diese Daten jederzeit aus dem Kassensystem abrufbar sein:

• Die aufgelaufenen Brutto-Einnahmen
• Stornierungen, Retouren und Kassenentnahmen
• Übersicht der einzelnen Buchungen und der Zahlungsarten bar, mit Karte oder per Scheck

Kein Raum für Kreativität - das muss Deine Software leisten

Deine Buchungen müssen lückenlos elektronisch erfasst, unverdichtet und unveränderbar gespeichert werden und über einen Zeitraum von zehn Jahren digital archiviert werden. Das kann in der Kasse geschehen oder auf einem externen Speicher. Dass Backups immer eine gute Investition sind, weißt Du selbst.

Ebenso benötigt dein Kassensystem eine Exportfunktion, um diese Buchungen und Bons in einem für Deinen Steuerprüfer lesbaren Format abzuspeichern.

Manipulationssicher

Dein Kassensystem – also im Prinzip die Software darin – muss manipulationssicher gestaltet sein. Es geht nicht darum, dass Du das System nicht manipulierst. Es geht darum, dass das System gar keine Manipulation zulässt. Das ist natürlich die Aufgabe von Softwareherstellern wie GastroSoft.

Datenzugriff

Zudem müssen Schnittstellen vorhanden sein, dass das Finanzamt die Daten jederzeit in einer für seine Systeme lesbaren Art und Weise kopieren und prüfen kann.

Bedienungs- und Programmieranleitungen

Natürlich kann man nicht verlangen, dass Finanzbeamte sich mit jeder Kassensoftware auskennen. Darum müssen immer entsprechende Anleitungen und Einweisungen vorhanden sein, damit es in zumutbarer Zeit möglich ist, sich in die Materie einzuarbeiten und die benötigten Daten einzusehen.

Nicht nur müssen wir diese Anleitungen erstellen, sie müssen dann auch im Falle einer Prüfung sofort im Unternehmen vorliegen.

Auch Änderungen an der Software und Installation müssen ohne erheblichen Aufwand einsehbar sein. Genauso soll feststellbar sein, wann und wie beispielsweise Artikelpreise geändert wurden.

Das solltest Du alles aufbewahren

Obwohl die Digitalisierung vieles einfacher macht, kommen wir noch längst nicht ohne Papier und Belege aus. Neben der richtigen Software und deren richtiger Nutzung sollte folgendes auch bei einem spontanen Besuch der Finanzbehörde mit einem Griff verfügbar sein, um einen perfekt-souveränen Eindruck zu machen:

Kassen

• Lückenlose Ausdrucke der Z-Bons
• Auch die Fehlbons sollten alle vorhanden sein – wenn die Nummerierungskette der Bons unterbrochen ist, wird der Prüfer des Finanzamtes stutzig. Zwischensummen-Bons nutzen zur Dokumentation meist nichts, weil sie in der Regel nicht nummeriert sind.
• Stornos sind durch Stornobons nachvollziehbar
• Sollten sich Stornobuchungen auf den Z-Bons finden, sollten am besten schon am entsprechenden Tag Erläuterungen dazu festgehalten werden.
• Alle steuerlich relevanten Einzeldaten einschließlich etwaiger mit dem Gerät elektronisch erzeugter Rechnungen mit Umsatzsteuerausweis werden unveränderbar und vollständig aufbewahrt.
• Einzelaufzeichnung aller Umsätze.
• Die im Kassensystem erfassten Daten müssen in elektronischer Form auslesbar sein.
• Bedienungs- und Programmieranleitung des Geräts sowie alle weiteren Anweisungen zur Programmierung sind aufbewahrt; bei Änderungen am Kassensystem für den gesamten zehnjährigen Aufbewahrungszeitraum.

Beim Kassenbuch sollte sich folgendes finden:

• Täglich erstellte Kassenberichte
• Kassenberichte handschriftlich, per EDV erstellt und ausgedruckt oder mit revisionssicherer Software geführt
• Rechnerische Richtigkeit des Kassenbuches
• Keine Kassenfehlbeträge
• Dokumentation von unvermeidbaren Kassendifferenzen z.B. durch Stornos oder Wechselgeldfehler
• Geldtransfers von der Bank und zur Bank sind auch datumsmäßig zutreffend erfasst
• Vollständiger Nachweis der Buchungen mittels Belege
• Eigenbelege für Privatentnahmen und -einlagen
• Einhaltung der zehnjährigen Aufbewahrungsfrist.